深入工廠以基層黑手思維優化IT 串連上下游IT打通春雨供應鏈

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文/楊智傑 2013-11-25

資訊主管應以基層眼光思考IT建置，同時，也應勤跑供應鏈上下游資訊部門，才能接合跨企業資訊流程、格式不統一的問題

CIO小檔案－ 黃新民 春雨工廠 資訊部經理 ●學經歷： 畢業於淡水工商管理專科學校，畢業後進入春雨工廠人事部，1986年轉入春雨工廠電腦課（後改制為資訊部）任職，後擔任資訊部經理至今。擔任資訊部經理期間，曾主導、執行經濟部技術處示範性資訊應用開發計畫，近年則積極以Open Office取代微軟的Office，作為企業內辦公室應用。 傳產中小企業資訊部門的任務，往往是包山包海，既要維護機房、排除網路故障，又要依據使用者需求建置新的資訊系統，但是除了把眼光放在企業內IT，資訊主管也必須考慮上下游廠商的IT建置，來作為規畫公司資訊系統的考量。春雨工廠資訊部經理黃新民就以春雨工廠為例，說明了上下游供應鏈對於資訊部門的影響。 上下游資訊格式不統一，易造成資料交流的障礙 春雨工廠以螺絲製造廠起家，其業務流程，是從原料廠中國鋼鐵（以下簡稱中鋼）買進鋼材，在廠內加工處理後，再賣給下游的中盤商或零售商，黃新民說，類似春雨工廠和前後端供應鏈「垂直分工」的生產體系，在臺灣的傳統中小企業間十分常見。 但是，對於資訊部門而言，這樣看似簡單的供應關係，在許多企業內部流程都電子化了之後，卻衍生出極大的問題。在電子化之前，企業間的訂單、出貨程序都是紙上作業，因此無論資料呈現的格式為何，都須經過「人」的審核、批准，雖然處理速度較慢，但相較於電腦，卻具有更多的彈性。然而，在各企業的業務流程電子化了之後，卻會因供應鏈上下游廠商沒有一個共用的資訊交換標準，而導致「個別企業內資訊系統建置的很好，但一牽涉跨企業的資料交流時，就出問題。」 黃新民進一步解釋，例如，中鋼出貨的鋼材序號、寬度、元素成分以及製造日期的編碼方式，就跟春雨工廠的資料結構不同，黃新民說，若是只跟中鋼進貨還好，只要重新讀取資料格式，再轉換成春雨的資料格式就好了，但假如進貨的原料廠商不只中鋼，就必須維護兩份不同欄位的進貨資料，這些資料格式的不統一，往往會造成資訊部門整合資訊時的災難。 除了資訊格式不統一的問題，不同企業間對於資訊和資料定義的差異，也會造成供應鏈上下游資訊連貫的問題。黃新民舉例，從中鋼進貨的鋼材，其條碼過一段周期（如半年）就會重複出現。對於中鋼來說，從產鋼、出鋼到供應給下游廠商的速度快，因此在條碼編碼上，能夠允許每半年就重複出現一次。然而，消耗這些鋼材的製造商，如春雨，其消耗的速度較慢，因此在同一個庫存區裡，就可能出現兩組條碼相同，但是貨料的材質、大小與日期卻完全不同的情況，讓管理人員非常頭痛，而要在進貨時重新打上條碼，其成本又過於高昂。 黃新民說，像這樣企業對資訊建置運用情境的考量不同，而出現的問題往往很難解決，同時，又不能要求對方更改系統，因為對一家企業有用的資訊流程，對於另外一家來說，卻可能帶來嚴重的挑戰。因此，黃新民體悟出，資訊主管除了應該勤跑業務現場，了解終端使用者的心聲之外，更應該勤跑供應鏈上下游的資訊部門，多跟上下游的資訊主管溝通。 黃新民認為，資訊主管必須理解其業務流程的重點以及相對應的資訊建置，才能盡量接合跨企業的資訊流程、格式、名詞用語定義不一致，所衍生出來的問題。 熟悉供應鏈的企業文化，也是IT建置的考量點之一 春雨工廠資訊部經理黃新民認為，資訊主管應勤跑供應鏈上下游資訊部門，才能接合跨企業資訊流程、格式不統一的問題。 除了資訊流程的不統一，黃新民說，不同企業間文化的差異，也是IT主管必須考量的重點。以作為原料供應商的中鋼來說，其在產業具有舉足輕重的地位，可說是眾下游廠商的老大哥，因此以其產業地位而言，可以輕易要求下游製造商以符合其資料格式的標準，來請購、買進鋼材，相反地，要求中鋼重新定義資料格式，以符合自己業務流程的格式進行交流，則是相對的不切實際。 而在另一方面，春雨工廠的下游，被黃新民笑稱為「黑手」的中盤商或零售商，規模往往不大，未必擁有資訊部門，其經營者多半也年紀較長，要請他們上春雨的網頁填寫進貨需求，經常是強人所難，「有的人可能連電腦都沒有碰過。」因此，春雨跟下游零售商的交易，往往是簡單地使用電話聯繫，交易完，再順道用臺語博一下感情，比起連上字體密密麻麻複雜網頁填進貨單，黃新民說，這類傳統的作法，有時反而才是最有效率的。他認為，資訊主管必須熟悉企業在產業中的位置、以及產業的文化、習慣，才能掌握什麼才是最適合企業的資訊建置、流程。 中小企業求「變」的特性，讓套裝軟體難以普及 黃新民說，60年代打造臺灣經濟奇蹟的中小企業，其重要的特性就是「變」，因為資源有限，要跟國外競爭，就不能照著死板的標準作業程序走，而這也連帶成為了套裝軟體在臺灣中小企業，與歐美市場相較，銷售額不高的原因。黃新民說，許多中小企業都有不同的交易邏輯與生產邏輯，舉例來說，許多生產環境的替代料要建檔，有時由於來源、種類零散，往往無法用套裝軟體一筆一筆輸入，而必須以一些非正式，甚至紙本的方式建立資料。此外，若要採用客製化的系統，然而要請系統整合廠商代工製造，又會產生後續的系統維護費用。因此，許多企業傾向以自己建立一套簡單的系統來使用。黃新民說，這也是中小企業文化，造成套裝軟體銷售不佳的原因。 打造「簡單化」的操作環境，才能帶來更高的效率 「你們有沒有注意到，工廠裡的每個人碰到我都跟我打招呼？」黃新民說，看似簡單的動作，其實蘊含了資訊主管的重要任務，也就是必須常到廠區實地走訪，暗中觀察產線上人員使用系統的狀況。其主要的原因在於，傳統產業中產線上許多工人的資訊能力，相對於高科技業是薄弱的，因此即使有使用上的問題，不一定能在第一時間就提出來，除此之外，產線上也有許多的外籍工作者，沒辦法用中文好好的溝通，因此，黃新民常常到廠區和工人聊天，同時在一旁暗中觀察他們使用IT系統時，遇到了哪些困難，作為日後系統修改的重要依據。 而在其中，黃新民體認到一個造成使用障礙的重要關鍵，也就是輸入介面。「你能想像在螺絲生產線上汗流浹背的工頭，戴著手套，還要用滑鼠操作流程自動化的軟體介面嗎？」黃新民說，相較於鍵盤，滑鼠是個要求細緻操作的輸入介面，雖然能夠做出精密的選取，但是在生產線上，卻變得不切實際，而他在建置生產線自動化系統之初，就看出了這一點，因此黃新民很早就替春雨引進了當時仍屬昂貴的觸控螢幕，讓工人不需經由鍵盤、滑鼠，就能操作系統，減少了工人分心操作滑鼠的時間，也間接提高了產線的效率。 此外，黃新民也考慮到了工廠內大量外籍工作者的處境。由於他們不懂中文，在系統上輸入工號時，無法辨別哪個欄位該輸入什麼資訊。考慮到此種情形，黃新民在外籍工作者的生產環節上，引入了條碼掃描，讓他們帶在身上，進到產線時，讓他們能照順序從上到下，逐行「嗶」過那些條碼，就成功地將工號資訊輸入生產線系統了。 最後，黃新民也舉了公司內的管理系統，來說明「簡單」帶來的效率。他說，早期的內部管理系統是建立在Linux下的，類似BBS式的操作環境。後來，黃新民架設了Web化的使用者介面作為管理系統，在員工間反而使用率不高，員工仍然寧可使用舊介面。究其原因，是員工原本的介面已經熟悉，雖然畫面較為樸素，但要存取資料時，只需用鍵盤就能迅速找到，此外，以傳統產業的業務型態來說，員工要調用的資訊也以文字為主，不會有複雜的多媒體資訊，黃新民認為，在這種情況下，不一定要導入絢麗的Web介面，原先的系統就已夠使用了，他認為，在傳統產業中，員工的資訊能力普遍不高，簡單化的設計可以讓使用者更快上手，也能增進產線的效率。 企業資訊的公開與分享，是帶來參與感的重要環節 許多企業的內部網站（Intranet），都會架設員工留言板，然而，很多公司的留言板常只有開版之初有人留言，後來就日漸荒蕪了。 但是春雨內部網站的留言板，卻有大量的員工在上面交換業務上的正式訊息、或者生活上的非正式的訊息，黃新民說，祕訣就在於公司願意將重要的訊息在網站上分享給員工，而非只是做出一個漂亮但無用的網頁，唯有讓員工能在上面取得所需的資訊，員工才會有意願分享自己的資訊到留言板上，也才會對企業產生向心力。 黃新民舉例，不同部門的會議記錄、產線狀況回報、原料需求、以及銷售狀況等，這些都可以在內部的留言板上看到，因此跨部門的溝通協調，就不需要經過冗長的信件來往、主管批示才能達成，要取得必要的資訊，常常只需要到近期的留言板搜尋一下就可以了。在這點上，黃新民認為，留言板除了能凝聚員工的參與感之外，在業務上更發揮了巨大的效率優勢。 黃新民認為，資訊主管不只是掌控電腦的人，而是定義「資訊」意義的人，因此主管對於資訊管控的開放或封閉態度，會強烈地貫徹到所有員工的意識中。黃新民說，如標準作業程序等企業內部文件，在許多企業內是不能讓員工調閱的。但只要有人向他索取，他就會給對方存取的權限。黃新民認為，這些作法都是要增加員工的向心力與認同感，用人跟人之間的交流來比喻，就是兩個夥伴若能對彼此了解更多，就越有可能傾心替彼此出力，春雨對於「資訊」的看法，也正是如此。黃新民說：「資訊是要供人使用，才能夠衍生出更高的價值」。 採訪結束後，黃新民領我們參觀螺絲工廠的產線，戴上手套的黃新民，向我們熟稔地介紹各個產線的配置架構，製造螺絲的程序，並且介紹了資訊部門土法煉鋼，用鐵櫃跟外界的濕氣隔絕，組裝起來的操作系統。 他在悶熱產線旁跟工頭聊著產線狀況，樣子就像他口中的「黑手」，這就驗證了他所說的「用基層員工的眼光看事情」，作為一個資訊主管，他的辦公室不是大樓裡的冷氣房，而是冒著火焰和蒸汽的生產現場。文⊙楊智傑 公司簡介 春雨工廠 ● 地址：高雄市岡山區大寶街100號 ● 成立時間：1949年 ● 主要業務：螺絲、五金扣件、電子用扣件、腳踏車扣件、球化線材等 ● 員工數：300人 ● 資本額：38億元 ● 董事長：林輝政 ● 總經理：李明晃 ● 資訊部門主管職稱：經理 ● 資訊部門主管姓名：黃新民 ● 資訊部門人數：5人 ● IT預算：100萬元 IT部門大事紀： ● 1979年：導入王安電腦系統 ● 1994年：導入IBM Informix Database ● 2007年：執行經濟部技術處示範性資訊應用開發計劃 ● 2012年：開始以Open Office取代微軟Office