在地小企業靠IT紅到大陸 糖村用ERP貫通產銷雙向資訊流

在地小企業靠IT紅到大陸　糖村用ERP貫通產銷雙向資訊流
文/曾筱媛 (記者) 2013-03-11

笠豐食品旗下的烘焙品牌「糖村」，從一家在地小型食品公司起家，擴展到全臺14家分店，甚至紅到大陸大型購物網站上銷售。糖村資訊部副理黃博誠表示，幫助糖村擴大營運的關鍵正是IT

CIO小檔案－ 笠豐食品資訊部副理　黃博誠 ● 學歷：美國威廉伍德大學資訊管理研究所 ● 經歷：大學畢業於修平科技大學工業工程與管理系，後來到美國威廉伍德大學攻讀資訊管理學。曾在美商偉全企業、亞斯特系統、貿達科技、皇將科技資訊部門任職，3年前進入笠豐食品，成為首任資訊部門最高主管，負責建置糖村e化應用，協助導入ERP、POS等系統。 臺灣美食聞名全球，蒸籠裡剛出爐的小籠包，又或者是臺灣特有風味的珍珠奶茶，都是國外觀光客來臺灣必吃的第一道美食。 雖然臺灣有好的廚師可以製作出好的產品，但要從原本路邊巷口的在地型店家，發展成企業化經營，甚至成為連鎖品牌，賣到全世界都知道，就不是那麼簡單的功夫。 臺灣有一家烘焙食坊，就是從在地型店家出身。源自於臺中笠豐食品旗下的食品品牌「糖村」，1996年，從販售西式的蛋糕、麵包開始賣起，慢慢發展至今，掛有糖村招牌的店面，全臺已擁有14家。 笠豐食品資訊部副理黃博誠認為，中小企業要從原本的在地型店家，拓展成企業化經營，IT絕對要在其中幫大忙。 甚至，糖村食品不只在實體店面販售。近年來，透過網路行銷，在大陸知名的線上商城淘寶網和其他網路購物平臺上，都有販售糖村的商品，從臺灣原本的在地型業者，成功跨海紅到對岸去。而糖村販售的產品，從1996年成立以來，也跨足更多領域，包括手工餅乾、鳳梨酥、牛軋糖等超過20幾項，都成為糖村的代表產品。 說起要從在地型店家，發展成企業化經營，笠豐食品資訊部副理黃博誠認為：「IT在其中幫了大忙。」 3年前，黃博誠進入笠豐食品任職，一肩扛起打造糖村資訊應用的任務。他是該公司首位資訊部門最高主管，也是因為他，糖村慢慢走向e化。 從單向資訊溝通導正為雙向協調 黃博誠表示，早期糖村營業據點內雖然有導入POS系統，但僅止於結帳應用，前臺銷售人員輸入銷售記錄後，因為沒有架設完整的企業內部網路，因此當天的銷售記錄，也無法即時回傳到後端總部。 此外，各部門內也有導入由外部軟體廠商開發好的e化系統，例如財會結帳系統、銷售人員使用的訂單系統等。黃博誠表示，早期雖然營運據點不斷擴增，但因為e化應用都是聘請外包廠商來執行，在糖村內並沒有專責的IT人員負責規畫整體系統，導致各部門之間的應用都沒有串接。 雖然系統開發可以委由廠商來執行，但企業內仍需要有專責的IT人員，實際站在公司營運的角度，從各部門的應用開始規畫整體e化應用。 黃博誠在3年前進入糖村時，就發現這個問題。他表示，過去銷售人員如果接下顧客的一筆訂單，鍵入訂單系統後，資料並無法直接拋轉到生產製造系統，導致不同部門的員工必須要切換系統，並將訂單資料重新輸入，工作才得以繼續進行。 此外，當總部財務人員在清查每天帳務時，一旦前臺銷售資料無法直接拋轉到後臺財務系統，前臺帳務就容易發生呆帳的情形，而財務人員後期也很難再追查。 黃博誠形容，過去這樣的工作型態是單向的資訊溝通。前臺賣出了多少產品，後臺查到資料後，才能趕快生產、製造。如果不同部門之間沒有做好協調，同時前臺不斷售出產品，後臺不斷生產製造，萬一前臺銷售狀況不佳，後臺沒有調整生產進度反而不斷生產，糖村販售的蛋糕、牛軋糖等保存期限很短的產品，就會發生過期、無法銷售、浪費原物料等情形。 此外，當營業規模越來越大，甚至大陸地區也開始大量訂購糖村產品時，後臺生產部門如果趕不及前臺販售，顧客就必須要花更多時間等待。 因此，黃博誠表示，重新規畫系統架構的目的，是要把過去單向溝通的系統，改成雙向協調架構，讓前臺銷售的資料，可以即時拋轉到後臺，生產製造部門才能更主動、更即時地知道銷售狀況，如此才能隨時隨著市場狀況調整生產製程，甚至可以因為前臺銷售數量的增加，而即時應對狀況，增加庫存物料等。 導入ERP系統串接前後臺工作流程 糖村從3年前開始重新規畫IT架構，建置企業內網，並導入ERP系統來串接前端銷售和後端生產、製造、與財會等所有營業流程。 前臺POS系統輸入一筆新的顧客訂單，後臺生產製造單位就可以馬上得知，甚至財務單位也能從系統上查帳，而不用再因為過去人工查帳，而發生呆帳問題。 此外，黃博誠也計畫導入平板電腦。先建置企業入口網站，讓前臺銷售人員可以拿著平板電腦向顧客介紹產品，包括產品名稱、種類、原物料等，都可以在平板介面上呈現。 銷售人員可以藉由平板電腦與顧客互動，甚至當顧客要購買產品時，從平板電腦的訂單系統上，當下就可以立即輸入資料，銷售人員不用再次回到櫃臺電腦的POS系統上輸入，更可以在平板上與顧客互動、確認，以減少輸入資料錯誤的問題。 黃博誠表示，重新從營運角度完整規畫e化系統，最大好處不只是可以減輕員工確認和輸入訂單的時間，還能讓員工專心完成職務所需的工作。 例如透過系統串接，顧客自行在平板輸入訂單後，系統會自動拋轉訂單資訊到後臺生產製造流程，前臺銷售人員也不必再花功夫確認。黃博誠表示，過去糖村雖然有一套訂單系統，但銷售人員花時間輸入資料後，通常還需要再用電話向生產部門確認後臺生產流程，才能防止訂單資料發生錯誤。 使用平板電腦輔助前臺銷售人員工作後，前線人員就可以將過去打電話確認訂單的時間，轉而使用在服務顧客、介紹產品上。 從導入ERP串接前後臺系統，到善用平板電腦來減少銷售人員確認訂單的功夫，這些，就是糖村從原本在地型的食品商家，進展到連鎖、跨域經營所必須做的改變。 但黃博誠表示，這3年e化轉型的過程，糖村IT人員也面臨很多困難。 e化過程需要有老闆和員工的全力配合，才能真正發揮效益 黃博誠花了很多經費重新規畫系統架構，並導入ERP系統。比起花成本買原物料、生產蛋糕，建置系統的成本更高，甚至資訊部門也不是第一線的賺錢單位，如果投資了這麼多錢，但系統導入後沒有發揮效益，老闆會開始質疑IT為何要導入這些應用，IT人員的壓力就會越來越大。 「中小企業要轉型，初期如何說服老闆願意投資，就是最大的困難。」黃博誠說。 黃博誠必須要證明導入系統可以發揮效益，才不會讓IT人員飽受質疑。因此導入系統後減少的呆帳、改善生產製程減少顧客等待時間等優點，就都成為黃博程說服老闆的利器。 此外，除了爭取老闆支持之外，黃博誠表示，企業內員工也必須要配合資訊部門，共同討論出未來e化系統後的工作流程。 過去各部門員工大多自有一套既定的工作習慣，IT人員必須要從員工的過去經驗中，萃取並共同討論出好的工作流程，並以此來設計ERP系統。 黃博誠認為，訂定出標準化的作業程序後，即使是新進員工，也可以在操作系統的過程中，學習到過去大家一起討論過的工作細節。這也是他認為導入e化作業流程後可以帶來的好處。 因此，黃博誠需要到各個部門與部門主管討論，先了解各部門員工過去的工作經驗，再依照這些歷史經驗，萃取並設計出符合企業營運需要的e化流程。 流程制定好了，IT人員再依照系統所需要的資料欄目和表格，去修改、客製軟體廠商寫好的ERP系統，讓由業者開發的軟體產品經修改後，可以更符合員工的工作需求與流程。 導線上教學系統，讓員工無時無刻都能學習 未來，黃博誠還預計要導入線上教學系統和BI商業決策支援系統。 線上教學系統是要讓遍布全臺的糖村員工，可以不必再花時間、花車錢跑到臺中總部受訓。未來只要登入糖村的線上學習系統，就可以知道各種企業內部資訊，包括前臺銷售的最新產品等，「甚至還能讓員工無時無刻的學習」。 黃博誠表示，線上教學系統如果建立完成，糖村的員工即使下班了，也可以自行到系統上了解企業資訊，而不用一定要等到員工教育訓練的時間，才能得知新訊息。 此外，還有BI商業決策支援系統，結合報表分析，讓糖村內的高層主管，可以分析年度銷售狀況等。 糖村過去雖然只是一家在地小企業，但是他們正力拼e化轉型，隨著導入ERP的過程，找到了善用IT系統協助管理，幫助企業擴大營運的經驗，這正是一個臺灣中小企業擴張善用e化轉型的借鏡。文⊙曾筱媛 笠豐食品（糖村）簡介 笠豐食品（糖村） ●地址：臺中市大雅區雅潭路27號 ●成立時間：1996年 ●主要業務：製造並販售烘焙食品，產品包括牛軋糖、彌月蛋糕、鳳梨酥、生日蛋糕、巧克力、冰淇淋，以及各式禮盒等 ●員工數：約200人 ●董事長：賴珠鳳 資訊部檔案 ●資訊部門主管職稱：資訊部副理 ●資訊部門主管姓名：黃博誠 ●直屬主管：副總經理 ●資訊部門人數：4人 ●資訊部門分工：系統和軟體建置2名、硬體維護1名 IT部門大事紀： ●2010年：建置企業內部網路供全省14家門市使用，並且重新規畫、架設機房 ●2011年：導入ERP，包含銷售訂單管理、財務會計、物料採購、生產管理與製造模組等4大模組。同年POS系統上線，將門市銷售資料即時回傳到總部 ●2012年：導入人資與物流系統 ●2013年：規畫電子表單、公司入口網站、文件管理等系統。預計在2014年再導入BI決策支援系統