2009年1月4日 星期日

文件管理系統採購大特輯



隨著資訊安全的意識崛起,再加上堆積如山的文件越來越多,如何很方便地找到需要的文件,又確保機密不會外流,成為企業的一大難題。文件管理解決方案就是針對這方面的需求而推出的產品,本期採購大特輯介紹5款產品供大家參考。

文件管理系統4大發展趨勢
確保內容安全是文件管理的前提
趨勢1:審核的需求強烈,BPM在文管領域竄起
隨著企業e化程度的提升,數位文件保存的知識、資訊甚至是機密,絕對有控管的必要,也因此BPM(Business Process Management,商業流程管理)廠商靠其專長的簽核機制,大舉攻占文件管理領域。

趨勢2: PDF加密,文管廠商各出奇招
除了內容與權限的審核,另一個文管的重點是保全,也因此,所有的文管產品,針對PDF都有特殊的解決方案。

趨勢3:人工也能做ISO和流程審核,控管才是積極導入文管系統的主因
由於ISO認證對於企業很重要,尤其是製造業,所以它們對文件管理的重要規範包括審核、版本控制、文件索引卡與生命周期的概念等,幾乎是文件管理系統的必備功能。

趨勢4:企業遇到Notes維護不易的問題,間接帶動重新建置的需求
一個值得觀察的趨勢是有一些企業認為,Lotus Notes的維護成本過高,而這間接帶動了文管需求,新人類資訊行銷企劃部協理程勤輝便說有好幾個客戶是從Lotus Notes轉上WebISO。

文件管理系統7大選擇要點
簡化工作是文管功能的最大重點
臺灣製造業全球接單,於是跨企業傳遞文件的權限與機密控管機制是一大重點。再者,兩岸三地的營運模式,也需要文管系統支援多文件伺服器的架構,以降低頻寬負荷 。

圖檔檢視工具的搭配上,需考量外部參考檔的連結
文管產品大多搭配能支援多種格式的圖形檢視工具,不過檢視工具的選擇,企業要考量到設計圖除了主檔之外,常會有多個外部參考檔,如果檢視工具沒有支援連結外部參考檔的功能,載入圖檔時,就會有部分區域無法檢視,這是必須要注意的地方。

搭配我的最愛及訂閱機制,強化使用者工作效率
個人工作區、我的最愛及訂閱機制一直以來都是使用者最推薦的好用功能,文管產品若能建立多角度的文件分類,對使用者而言最有利。

案例研究:正崴精密採用以柔DMP

層層保全關卡,確保合約不外流
透過以柔資訊DMP知識與文件管理系統的查詢與權限設定機制,正崴精密把過去手動調閱合約的工作,轉換成簡單幾個勾勾選選的動作,而且資料的保全也更有保障

簡化調閱工作,而且安全性更有保障
在導入以柔DMP以前,作業程序瑣碎,相當浪費時間,而現在使用DMP後,合約的管理不但變得方便,而且安全性也提升許多。

未來規畫:擴大應用,成為全公司的檔案權限管理中心
正崴精密現階段DMP的應用,仍局限在法務的文件和合約,不過資訊處規畫未來DMP將成為全公司的檔案權限管理中心。

案例研究:瑞健導入華苓Docpedia

人命關天,文件版本誤用不得
醫療產業的文件版本控管必須嚴謹,因為以錯誤的規格檢驗或製造產品,是會出人命的。瑞健引進華苓Docpedia的著眼點在於,自動化文件的上載與下架工作,避免人為疏失的可能。

自動化效益明顯,文管主動要求停止平行測試
瑞健在AgentFlow中簽核表單與文件,審核結束之後,自動匯入Docpedia。由於自動化的工作效率提升很多,文管人員發覺人工作業實在太麻煩了,於是主動在6月要求停止平行測試。

後續將引進數位版權管理及多點下載
瑞健未來還有工程圖及CAD圖,都要上載到Docpedia統一控管,最後一個階段,也將導入多點下載機制。

產品實測
一等一1'stEB 7.5
審核流程結合電子簽核模組,設定機制完整;索引卡無法自訂欄位,功能稍弱,而文件分類維度與權限設定方面選擇多元,是產品強項

鼎創DMS 2.6

DMS的圖文檢視搭配AutoVue,功能與安全性表現不差,不過,由於相同專案的文件只能套用單一權限,而且流程功能比較基本,所以較適合授權與審核單純的企業。

華苓Docpedia 2.2
針對ISO有關的文件管理要求,提供完備的方案。除此之外,也注意到許多小細節的設計,例如欄位預設值、友善列印、郵件格式,及複製/貼上等功能,使得Docpedia的操作具親和性,有明顯的加分效果

新人類WebISO 3.0
紙本文件的控管,以及結合多功能事務機搭配OCR軟體快速上傳紙本資料的機制,是新人類WebISO有別於其他文管產品的2大特色。此外,多樣化的流程機制也是一項優勢 。

以柔DMP 5.0
文件保全是DMP的強項,從線上、離線閱讀到原始檔的存取都有解決方案。而圖檔方面結合Actify,因此能支援多種檔案格式,並提供丈量及註解機制。文件審核則結合TBCommerce的流程引擎後,提供彈性的設定機制。
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