2013年12月1日 星期日

NEC建防震機房助業務吸引客戶 IT主動出擊才能創造新價值

http://www.ithome.com.tw/itadm/article.php?c=83795
文/賀巧薇 2013-11-18

去年三月NEC將臺北機房搬至南港,臺灣NEC MIS Group經理陳弘逸順勢建起標準防震機房,也作為營業部門吸引企業客戶的展示範例,替IT部門創造額外價值 

CIO小檔案-陳弘逸 臺灣NEC MIS Group經理
學經歷: 明新工專電機科畢業,曾在京日資訊擔任2年的軟體工程師,累積程式寫作的基礎。之後到精業電腦擔任5年軟體工程師,1988年到臺灣NEC任職,最初為軟體工程師,後來轉到業務銷售部門。直到1999年成為MIS部門人員,之後擔任MIS Group經理,負責臺灣NEC各個據點的IT建置,至今已服務25年 

說到NEC,這是一家以通訊網路業務起家的日本公司,成立至今已超過百年,目前總共有5大事業群,其中,較為一般人所熟悉的是系統解決方案,因為提供了手機、個人電腦、網際網路服務以及顯示器等產品,而聞名於世,除此之外,該公司同時還有IT服務業務、平臺業務以及社會基礎設施。 

在全球二百八十幾家分公司當中,臺灣NEC成立至今超過三十年,業務範圍包括電腦系統及其相關設備銷售及維護、通信系統及其相關設備銷售及維護,以提供解決方案、服務與硬體為業務主軸,同時也設有IPO國際採購本部。除位於臺北的總公司,臺灣NEC在全臺總共有12個服務據點,其中之一是位於南港的資訊科技服務事業群,由此可知,IT技術的發展與運用,對這家公司而言相當重要。 

以前臺灣NEC IT部門總是悄悄維持著公司裡系統的運作,他們在這些服務的工作上已花了許多心力,然而其他人難以察覺到IT部門具體做了什麼,現在他們則是主動提出服務,告訴大家他們可以做到什麼。臺灣NEC MIS Group經理陳弘逸認為,IT部門要主動出擊,主動提出他們可以做到的服務,提供更多的服務讓大家記得原來IT部門有提供這些服務。 

陳弘逸說,IT部門已花許多心力在維持內部系統運作,例如某些系統只能在舊版IE執行,但現在微軟IE升級,連帶影響了某些系統的運作,現在處理這個問題的作法是會改程式,或是整併後放到Hyper-V虛擬環境。 

在維持既有的IT服務之餘,陳弘逸認為IT就是要主動出擊,主動告訴大家哪些解決方案可以做到什麼,不要等人向IT提出要求。 

為通過國際資安認證投入防震機房建置,也助公司發現商機 
陳弘逸舉例,去年三月把本來設在臺北總公司三樓的機房,遷移到南港去,以前他們一直想建置標準的防震機房,以強化資安防護的層級,剛好趁這次機房搬遷的機會,建立標準防震機房,之後並申請ISO 27001資安認證,同時也做起無人監控監視系統。 

等到機房蓋好,臺灣NEC公司的營業部門前往參觀、並經由IT同仁的介紹,而開始了解到新機房的效益,於是,後來這些同仁也帶客戶來參觀這個機房,並將此機房的設計與架構做為一個解決方案,營業部門也表示,將來IT部門換產品時,若能讓他們知道當中更換了哪些產品及架構,若評估過後,確定是一套好的解決方案,他們便可把這個方案推出去。 

另一件臺灣NEC IT部門完成的重大任務,是改善內部同仁所使用的網路通訊服務。去年他們主動將收發電子郵件的伺服器換成微軟Exchange,如此一來,員工在外面用Outlook Web Access(OWA)的方式,也可以收電子郵件,不需像以前要找一臺電腦連上網路才可收電子郵件。同時也是使用者的營業部門,用了這項服務之後覺得不錯,便把IT部門這個作法帶給客戶,同樣的狀況再度上演,自此他們常常去支援客戶,幫助設定Exchange,提供諮詢服務,說明使用此方法與設定的原因。

提升員工使用電子郵件通訊的便利性之餘,臺灣NEC也改善無線網路的管理方式。陳弘逸說,一般公司內無線網路是切成內部和訪客兩部分,而臺灣NEC IT部門則是用3個SSID來管控,主要是增加了一個針對員工自帶設備(BYOD)的應用。 

因此,到臺灣NEC出差的人,只要向IT部門取得帳號,告知要用幾天,便可用該帳號身分登入訪客專用的無線網路,並於幾天後,將會自動停止登入無線網路的權限;對方也可以用BYOD方式來使用無線網路,可直接連到外面網路,不會連到公司內部網路。 

因為公司行動裝置太多了,陳弘逸說,很難控管這些行動裝置,於是多了BYOD這個SSID,讓大家直接連到外面網路,同時他也可以做到控管。而這個方法運用之後,營業部門也向他詢問當初IT部門的規畫方式。 

有了便於控管的無線網路架構,今年三月臺灣NEC也開始發給員工一人一臺平板的措施,為了因應這樣的政策,陳弘逸想到:若是能用平板直接連到桌機的桌面,員工可以直接用平板給客戶看桌機上的簡報,且是在桌機上運算,如此一來對公司的員工來說會很方便,不需帶較厚重的筆電。這個解決方法是他剛好去參加了一個研討會,得知行動裝置遠端連線解決方案(PC on PAD),於是決定使用。 

另一個主動出擊的例子是,陳弘逸決定為公司同仁建置文件伺服器,使用者可以直接把想要分享給其他同時存取的檔案,集中放在文件伺服器上,但因為將機房從臺北搬到南港的關係,使得現在不容易把資料存在文件伺服器,因為頻寬不夠。儘管如此,陳弘逸認為未來仍會有文件伺服器的解決方案。 

經歷過這些不同的IT環境建置歷程,陳弘逸對於主動服務與被動服務的不同處,有了很深刻的體認。他說,主動較易使大家認同IT部門,儘管IT部門平常很努力在維持系統運作,但其實大家很難具體說出IT做了什麼,若只是處於被動,平常若不出事的話,很難發覺IT的作為。 


臺灣NEC MIS經理陳弘逸表示,IT部門要主動出擊,主動提出IT部門可以做到的服務,才能讓其他部門更認同IT部門。
IT要到處走走,進一步了解不同地方的情況 
陳弘逸說,IT部門今年就主動出擊,親自到臺灣各個辦事處拜訪,像是新竹、臺中、臺南及高雄等辦事處或服務中心,去聽聽在總公司以外工作同仁的意見,因為臺灣NEC員工主要集中在臺北和南港,較難了解其他據點的情況。 

結果,IT部門的人發現到一件事:這些據點本身所擁有的網路頻寬,並不足夠。例如,有次公司的人事部舉辦教育訓練播放影片,在臺北地區工作的同仁們可以很順暢地看影片,在中南部的人卻看不到影片內容;另一個例子是在全臺各據點同時開視訊會議時,與會者常遇到影像或聲音往往會有延遲的情況,這些都是那時IT部門在這次去其他辦事處了解後,才知道原因出在視訊的頻寬不夠。 

在限制下的出擊與應變 
臺灣NEC IT部門在陳弘逸帶領下,從默默做好系統維持,到主動出擊了解各處需求,也協助營運部門為公司創造更多的價值,然而要主動出擊,對於隸屬於NEC日本總公司的臺灣IT部門,有時並不是件容易的事。 

陳弘逸表示,臺灣IT部門需考慮到日本總公司的想法和預算,例如現在ERP系統的使用無法滿足新提出的需求,因為總公司在兩年前通知臺灣要統一換成SAP公司的系統,所以總公司要求停止ERP開發需求。但因為預算的原因,以及目前仍沒有需要更換系統的急迫性,所以,臺灣和香港還沒換成新的SAP。 

為因應ERP無法滿足業務新需求,陳弘逸表示,之後會用BI(商業智慧)的方式來呈現相關資訊。以前使用者都是看報表,透過存取資料庫來獲得資料,但因為各部門會自行對資料內容加工,導致各部門間資訊不對稱,所以最後IT部門統一格式出報表。但之後若如果以BI的方式來提供報表,作法就會有很大不同,因為一旦有人調整其中一個數字,就會影響到後面的呈現結果。 

IT部門服務佳,滿意度調查得第二名,加強創新會更好 
今年年初臺灣NEC內部做各部門滿意度調查,IT部門得到第二名,僅次於人事部,他表示很可能是他們的服務做得很好,尤其是Exchange,但公司員工也反應IT部門缺少創新,陳弘逸認為原因在於,IT部門要將系統運作維持好,就需花很大的心力。儘管臺灣分公司IT部門在做決策時有些限制,陳弘逸表示,但公司不會給他很大的壓力一定要做哪些事情,像是IT部門的行程都是他自己安排,雖然這半年無法做到PC on PAD,此外,BI系統的設置也有雛形,但有些需求大家目前尚未有結論,但這些都還可以繼續做,不會廢除整個案子,然後要負責任。 

陳弘逸也說,這些還沒做好的案子他會繼續做,也預期有解決方案能夠達成目標,而且他不會停下來。對他來說,停下來就等於失敗,也就是當初並沒有規畫好所造成的,因此會更加謹慎。

可以放慢腳步,但絕對不能停

陳弘逸認為,外面的科技一直在進步,例如以前BYOD還沒盛行時,IT部門一直隔離著來自外面環境的筆電,限制它們不能上網,但這樣的政策執行一陣子後,發現其實隔離不了,所以必須去接納與了解這樣的情況,也因此發現,原來為了解決這個問題,目前市面上已經有這麼多方案可供運用。

他說,IT必須了解外面的市場、產品及新的解決方案,不見得要做,但一定要了解。因為有些人會來問,所以公司IT部門的人員需不斷學習,腳步不能停,不學很快就會落後。

「IT不能停頓,你可以放慢腳步,但絕對不能停。」陳弘逸強調。他也鼓勵IT部門的人盡量去聽研討會,聽到的解決方案只是個想法,後續仍要自己去摸索。此外,使用者可能會提出需求,他說這時IT部門至少要有個想法,可以提到在研討會上聽到的建議,再去找細節。

陳弘逸以「學到愈來愈多」激勵部屬,除了支持他們去聽研討會,也會促使同仁們去考證照,告訴他們如此能學到愈來愈多,而所學到的知識也都是自己的。

陳弘逸說,雖然臺灣NEC IT部門並不是做了豐功偉業的事蹟,但至少IT部門讓所有系統能運作平順及慢慢做改善,公司員工也都能肯定IT部門是有作為的。文⊙賀巧薇
公司檔案

臺灣NEC
● 地址:臺北市中山區南京東路二段167號7樓
● 成立時間:1982年2月22日
● 主要業務:電腦系統及其相關設備銷售及維護、通信系統及其相關設備銷售及維護、國際採購業
● 員工數:533人
● 資本額:37億元
● 董事長:日下清文
● 總經理:李柏亨

資訊部門檔案
● 資訊部門主管職稱:MIS Group經理
● 資訊部門主管姓名:陳弘逸
● 資訊部門人數:5人
● 資訊部門分工:應用系統開發與維護2人、網路系統維護2人
● IT預算:1,800萬元

IT部門大事紀:
● 2000年:導入Oracle ERP 系統(R11)
● 2006年:升級到ERP (R11i),導入電子表單工作流程系統,開始建置SOX稽核程序
● 2008年:改為 J-SOX稽核程序
● 2012年:導入微軟Exchange 2010
● 2013年:規畫微軟商業智慧(Business Intelligence)和SharePoint
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