資訊人專刊: 中國製釉CIO管理IT如掌兵符 天時地利人和缺一不可

中國製釉CIO管理IT如掌兵符　天時地利人和缺一不可
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文/楊智傑 2013-04-29

「天時」指的是IT建置策略，必須隨景氣波動而動態調整，「地利」指的是當企業往海外擴展，或經營型態改變時，IT要能靈活應對新需求，「人和」則是指IT部門應與公司其他部門保持良好的溝通、協調

CIO小檔案－ 中國製釉資訊室經理　陳彥綜 ● 學歷：中華大學資訊管理研究所 ● 經歷： 曾於南順工業服務5年多，擔任資訊室系統分析師，並於DOS上開發ERP，也曾在久尹公司擔任資訊室副理，負責ERP委外協調，1999年進入中國製釉服務，曾導入微軟Exchange Server信箱系統、VoIP與鼎新TIPTOP系統，現任資訊室經理。 我永遠是最早到，也最早離開公司的那個，身為主管，應該讓員工不會工作結束後還不敢走。」中國製釉資訊室經理陳彥綜的管理哲學，徹底顛覆了部門主管應在公司留到最晚的印象。在中釉，管理不是冷冰冰的鐵則，而是帶著微微人性的溫暖，陳彥綜認為，IT主管除了學習新技術，對局勢具有靈活判斷力，更重要的是對人的體貼與理解，這才是有效管理的本質。 從IT小卒到帶兵之路 1996年，臺灣企業IT尚在萌芽階段，陳彥綜就加入南順工業擔任起系統分析師，並在DOS的黑暗環境中摸索，從零開始規劃，撰寫程式、開發了南順工業的第一套簡單的ERP，藉此來管理企業內的財務與進銷存系統。除此之外，陳彥綜也替南順工業導入了條碼管理機制，將堆高機與條碼掃描配合使用，來更快速地記錄鋁罐進出的儲位，陳彥綜形容，在南順的5年多可算是他的IT啟蒙時期。 經過了在南順IT前線的實務歷練，陳彥綜在因緣際會下加入了久尹公司。那時久尹正準備上市櫃，同時希望將ERP委外，因此延請陳彥綜擔任資訊室副理，開始負責溝通、協調並整合系統，在久尹擔任副理的經驗，正式開始了他的IT管理生涯。 在久尹工作兩年後，陳彥綜於1999年進入中國製釉（中釉）。此時中釉正與資策會合作開發ERP，陳彥綜就利用他在久尹的ERP導入經驗，參與了開發過程。此前中釉的IT建置仍是一片荒原，電腦化程度低，連電子信箱都乏人使用。陳彥綜進入中釉後，導入了微軟Exchange Server信箱系統，中釉才開始全面使用電子信箱。 而隨著產業升級，中釉為尋求更有市場競爭力的人力、製造成本，陸續前往廣東、上海、山東和印尼設廠。一開始業務來往的國際話費常高達一個月7到8萬元。陳彥綜警覺到了這點，於2003年替公司導入VoIP網路電話，設置於各個海外據點與企業總部，讓國際話費大幅下降了一半左右。這是他進入中釉後打下的一場漂亮戰役。陳彥綜表示，那時經營績效會議都以多人話機搭配VoIP開會，但老闆希望能夠面對面開會，因此陳彥綜也在隨後導入視訊會議系統，讓老闆能與國外業務以及客戶當面溝通產品與行銷問題。而在2011年，為了因應IFRS（國際財務報導準則）的合併報表需求，陳彥綜導入了鼎新的TIPTOP系統，陳彥綜表示，由於鼎新在這方面提供的諮詢有限，因此除了內部工程師自行摸索系統外，中釉也已開始對外招募TIPTOP工程師。 此外，陳彥綜也將未來IT的建置方向擺在虛擬主機、集團內私有雲以及資訊安全的建置上頭。陳彥綜解釋，架設虛擬主機是希望解決機房空間問題、減少機房冷卻的電費開銷，未來也計劃以固態硬碟作為儲存裝置，而私有雲則是為了因應企業的跨國化發展，希望讓不同地區的行銷、研發人員，能更及時取用所需的服務與資訊。而資訊安全的提升，主要會著重電子郵件加密，因為企業內的電子郵件往來，常含有研發機密以及營運策略細節，一旦外洩將造成巨大影響。 不過，陳彥綜也認為，並不需要一味地追隨最新IT技術，而是必須依據產業營運特性來抉擇最適合的技術。比如中釉營運模式是B2B為主，上下游往來廠商也相對穩定，因此目前不會引入如巨量資料、商業智慧等熱門IT技術。陳彥綜說，內部開發的管理系統仍夠使用，因此不必額外導入新技術來增加開銷。 掌握天時、地利、人和，是IT主管應有技能 窗外的雨小些了，陳彥綜開始侃侃談起他在中釉這些年來CIO的管理心得。陳彥綜認為，管理IT部門如掌兵符，必須對天時、地利、人和有敏銳的掌握，才能在瞬息萬變的技術與各部門的需求間找到平衡。 陳彥綜說，「天時」指的是IT建置策略，必須隨產業景氣波動而靈活調整。景氣好時，老闆會允許IT部門把錢花在一些具前瞻性，或用於效能提升的IT建置上。然而當景氣轉壞，若投資數十萬元，甚至數百萬元，僅能加快處理速度1、2個小時，老闆會認為成本效益不足而不會採用。此時IT部門就必須專注於有節費效果的項目，比如VoIP網路電話、虛擬主機的導入等，這些項目必須能確認投入多久可回收成本。而也正因為景氣的不可捉摸，IT主管更該把握景氣好的時機，提出新技術的導入要求。 「地利」指的是當企業往海外擴展，或經營型態改變時，IT要能對相應的新需求靈活應對。比如擴廠前IT部門只需管理內部IT資源，擴廠後卻必須考慮跨國間溝通的要素，比如私有雲的架設，讓奔走各地的業務能和公司保持最新的資訊聯繫。而不同的經營型態，比如朝B2B、B2C不同經營方向的企業，也會有不一樣的IT建置考量。 而最重要的「人和」，則是指IT部門與公司其他部門的協調、溝通關係。陳彥綜認為，IT部門應擔任輔助其餘部門的角色，對於其他部門的要求，必須在新技術與使用方便性上做出妥善評估，站在其他部門的角度看見真正的需求。陳彥綜說，IT人員應避免預設立場，多聆聽其他單位的需求，再以專業技術分析，看如何做，以及如何用最有限的資源盡可能做到。 陳彥綜表示，今日IT主管要面對的，往往是上面數個因素綜合的挑戰。他舉例，如中釉IT部門人數原有6人，但後來有員工離職，IT人數減為4人，適逢經濟不景氣，因此中釉採取遇缺不補的策略。而由於IT人員平日就需維護電腦主機、伺服器與印表機等公司內部裝置，人手不充裕的情況下，就必須延緩新技術的導入。 陳彥綜說，其實不只是CIO，所有部門主管都是在做著承上啟下的事情：老闆交代，下面去做，而如何在上層要求的壓力與有限資源間做出平衡，需要的就是經驗了。陳彥綜說，IT本質上是一個花錢的單位，如果只為技術而技術，與老闆的溝通常會陷入僵局，也無助於解決問題，相反地，若導入時能仔細詢問、分析其他部門的需求，詳列計畫支出，精確預估成本回收的時程，這樣老闆會比較容易接受。 CIO應該最早來最早走，而不是待最久最晚 中國製釉資訊室經理陳彥綜認為，IT主管應最早到，也最早離開公司，讓員工工作結束後能放心下班，不因無謂加班影響隔日工作效率。 在管理上，陳彥綜也有其獨特的哲學，有別於主管該「最早來、最晚走」的普遍認知，陳彥綜堅持他要「最早來，最早走」。最早進公司可針對突發的事件，如網路不通、信箱收不了、病毒入侵等狀況先進行初步了解、準備，甚至趕在其他部門上班前解決狀況。而最早下班，「是為了讓員工不會做完事，還不敢走」，無謂的加班不但浪費電腦，冷氣等電費，更會影響員工隔日上班的工作效率，造成公司雙重的浪費，此外，主管較早離開，正象徵了對員工工作成果的放心與信賴，這也能開啟主管與員工之間的良性循環。 因此，在中釉的這十幾年間，陳彥綜只有兩次緊急事件要求下屬加班。一次是公司電腦遭病毒入侵，防毒軟體完全失效，企業內網於一分鐘內完全癱瘓。陳彥綜動員底下六個工程師，加班到隔日八點才完全修復。另一次是在大年初四，國外業務員突然發現電子信箱無法收發，客戶訂單資料都進不來，陳彥綜緊急檢查後發現是硬碟壞軌，也動員工程師加班搶修，除了這兩次特殊事件，他底下的工程師幾乎從未加班過。 而將陳彥綜強調的「天時」、「地利」兩個要素的共同點，其實都著重在IT部門對局勢變化的迅速反應，而迅速反應的根本，就在於企業是否擁有穩固的「人和」基礎。唯有讓底下的員工得到充裕的休息，唯有獲得員工充分信賴，員工才能在工作時段發揮應有的效率，也才會有良好的跨部門溝通，並在局勢改變時，更敏捷地執行指派的任務。 此外，陳彥綜對於企業IT人才培育有其看法。他認為，從前應徵工作懂電腦是一項加分，現在如果不懂電腦，連進都進不了。陳彥綜認為，IT人必須隨時更新、精進自己的專業知識，才能在競爭激烈的工作環境中立足。然而除了專業技術，陳彥綜也說，IT人絕不可偏廢了人與人之間的溝通技巧，正如他在「人和」這個要素中所強調的那樣。 除了對人的關懷，在一路走來都服務於中小企業的陳彥綜身上，也能看到了他對中小企業IT發展的觀察與憂慮。陳彥綜認為，大部分IT技術都是用於大型企業，比如最近火紅的巨量資料，然而以中小企業為主體的台灣製造業，許多公司一年資料甚至不會超過100G，沒有機會用到這些新技術。因此，陳彥綜期待更多替中小企業節省營運費用的IT解決方案出現。 雨停了，但天空仍然陰霾。領我們參觀工廠後，陳彥綜陪我們在廠區門口等車、抽菸。幾個換班的作業員從我們身旁經過，我訝異於他們衣著的清潔與抖擻的神情。陳彥綜解釋，公司有替作業員提供澡堂與個人置物櫃，讓員工下工後可以沖澡、換洗衣服，不會帶著釉料的氣味離開，這裡體現的，我想就正是陳彥綜最重視的「人和」精神吧。文⊙楊智傑 與身邊的人建立連結，才能創造價值 訪談間，中國製釉資訊室經理陳彥綜談到了《人生的九個學分》這本書，他認為，每個人都該自問，當你離去之時，是否會有人會真的很捨不得？一個人在漫長人世，創造了什麼價值與意義？從這本書裡他學到了愛、學習、勞動與領導的本質，他認為，人必須先愛自己，才能產生所謂「連結」：跟家人的連結，跟公司、主管和下屬間的情感連結，而人的最終價值，就是這連結的本身。文⊙楊智傑 中國製釉簡介 中國製釉 ● 成立時間：1973年 ● 主要業務：釉料、色料、奈米材料 ● 地址：新竹縣竹東鎮中興路4段136號 ● 員工數：250人 ● 年營收：12億元 ● 董事長：蔡憲宗 ● 總經理：蔡憲龍 資訊部檔案 ● 資訊部門主管職稱：經理 ● 資訊部門主管姓名：陳彥綜 ● 直屬主管：總經理 ● 資訊部門人數：4人 ● IT預算：7百萬元 IT部門大事紀： ● 1999年：與資策會共同研發ERP系統 ● 2001年：導入微軟Exchange Server電子信箱系統 ● 2002年：導入VoIP網路電話系統 ● 2002年：導入視訊會議系統 ● 2011年：因應IFRS導入集團統一系統TIPTOP