零壹科技透過IT來建立遊戲規則

企業環境越混亂更需要IT來確定制度，零壹科技資訊處暨行銷服務中心處長周良一說：「沒有IT，公司的制度就跟不上軌道。」利用IT來建立遊戲規則，就是讓IT貼近企業營運發展的祕訣。



時光回到2年前，當時周良一才剛接任零壹科技資訊處處長，某一天他在公司碰到一名同仁，正當他準備要打招呼時，沒想到那名同仁卻對他說：「為何網路無法連線？」再走沒幾步，又碰到另一名同事也說：「為何無法收取電子郵件，問題在哪？」這是實際發生在零壹科技的狀況。2年後的今天，網路連線不再是問題，零壹科技更可透過ERP來建立收放款的制度，藉此改善呆帳問題，更預計今年走向委外。一路走來，周良一不但大幅改造IT部門，更透過IT來改善公司的制度，「IT是一個手段，讓IT來建立遊戲規則，才能符合零壹的需求。」周良一說。

改造IT從網路下手，確定資訊部門的主導地位
周良一接任零壹科技資訊處處長後，便開始苦思要如何改善零壹科技混亂的IT制度，他的第一步就是從改善網路下手。零壹科技是系統整合商（SI）的上游，負責代理國內外的IT產品，相對來說，公司內部的每位工程師、甚至是產品與業務經理對於IT是相當熟悉，零壹科技的大多數成員，更有能力擔任資訊人員，不過這反而讓IT管理變得複雜。

比方來說，零壹科技所代理的產品都必須要經過測試，過去，每個部門（BU）都各自有測試室，也因此，每個部門都會有1～2條的ADSL線路，不但產品測試要靠這幾條線路，連收發信件、上網也都是利用相同線路，這也造成IT架構的混亂，且無統籌管理的機制，如業務單位會自行測試某些設備，以DHCP（Dynamic Host Configuration Protocol）功能為例，如果內外部網路並未隔開，DHCP便會主動提供IP位址，就容易與內部使用者的IP位址衝突，造成無法上網的窘境。

雖然在周良一接任處長前，零壹科技已有相關網路的使用規範，但由於當時並未徹底執行，才延伸出問題。

於是，周良一將各部門的ADSL全部整合至乙太光纖網路，過去因線路過多，反而不易找出問題點，但藉由線路的整合，不但網路頻寬變的更大，更由於線路的簡化，反而更好維護。

整合至乙太光纖網路畢竟是一項IT的建置，一項好的IT建置必須要有完善的規畫。周良一接下來的工作，就是要規範出一套內外獨立運作的網路環境。

周良一將過去各自為政的測試室全部整合在一起，更重要的是，測試室與內部使用者所使用的網路是彼此獨立，不會互相衝突，周良一表示，如果沒有嚴格要求，外網接內網，縱使零壹科技有3～4道防火牆，雖然前門擋住了，但後門卻是開著，容易造成資安問題。

但這項舉動也限制了使用者的自由，周良一表示，當初也曾經面臨使用者的反彈，藉由不斷寄發電子郵件讓使用者了解網路使用規則，更透過主管會議讓公司同仁能了解資訊部門的目的，再加上老闆的支持，當初面臨的反彈也隨之遞減。

零壹科技藉由網路的整合不但減少網路的斷線，更重要的是，建立起資訊部門的地位與制度，周良一表示，過去之所以混亂是因為沒有嚴格的要求，但一定要有人去扮演黑臉，透過強勢的作為，雖然有些反彈，但至此也建立起一套規範制度，制度建立起來，問題就不再，「對大家有好處的事，就是要堅持。」周良一說。

導入EDM發信系統，奠定發信制度
網路的整合是周良一改變制度的第一步，但他接著發現，公司內部使用的EDM（E-DirectMarking，電子郵件廣告）也是相當混亂且沒有制度，比方來說，由於先前並沒有嚴格規範EDM的發送規則，每個人都可以自行發送，造成濫發，這樣一來，讓部分入口網站將零壹科技的信件視為垃圾郵件。

周良一認為，EDM對於零壹科技相當重要，經銷商可以經由此平臺去查看促銷價格，更是教育市場的一個重要平臺，但混亂的EDM發送制度將傷害零壹科技的發展。於是，周良一便導入EDM發報系統來改善發送制度。周良一認為，系統的導入並不是重點，而是希望透過EDM發報系統，來建立一套EDM的發送制度，讓使用者不再隨意濫發 EDM。

有了EDM系統後，周良一便開始規畫EDM的發送制度，他想，零壹科技共有6個部門並代理24個品牌，如果每天只要發送1個品牌的EDM，24個品牌就足以讓發報系統無法承擔。為此，周良一便希望能良幣驅逐劣幣，透過開信率，提升EDM的發送品質。

周良一會追蹤每則EDM的績效，來強化事先的預防工作，比方來說，如果某位同仁所製作的EDM開信率低於10％，這就代表他所做的文案不夠好，之後便會要求這位同仁改善，如果一直未改善，便會停止該位員工發送EDM的權力。從此之後，零壹科技的同仁更小心翼翼看待EDM的發送，不再隨意濫發，透過這項措施，也讓零壹科技的EDM開信率提升至12％～15％。

建立客戶授信系統，讓信用管理更加制度化
建立完網路與EDM的規則後，他便開始想，零壹科技的核心競爭力在哪？他認為，零壹科技的本質就如同銀行，零壹科技是SI的上游，在SI協助企業建置系統時，下游的SI並不需要備足相當大的庫存，只要案子談成時，確定要出貨後，再要求供應商出貨，出貨後SI便將貨款的金額匯給零壹科技，如果SI延後付款或是發生呆帳的狀況，將影響零壹科技的營運。

周良一因而認為要強化信用管理。他表示，零壹科技出貨給下游的SI，SI從企業用戶收到客戶款項後，才轉給上游的供應商，這樣的運作模式類似銀行信用卡機制，銀行會發信用卡給不同使用者，每個使用者根據財力或信用狀況會有不同的刷卡額度，同樣的，每個SI都會有一個信用額度，而信用評等就是零壹科技能承受的風險，就像是信用卡會針對每個人來評估信用額度。

周良一便是藉由建立客戶授信系統，來改善呆帳的問題，零壹科技會根據每一家SI的運作狀況給予不同的信用評等，比方來說，某一家 SI每個月的信用評等只有20萬元，但如果這間SI當月的出貨就超過20萬元，零壹科技便會暫停出貨給客戶。

過去由於沒有相關的輔助，業務人員必須要自行至ERP系統去撈取所要的資料，周良一表示，部分人員對於系統並不熟悉，容易撈錯資料，萬一業務人員忘記催促客戶繳款，就會造成呆帳。

該系統便會主動派送合適的資料給使用者，比方來說，某個客戶應收帳款逾期，系統便會自動告知，系統會一直催促業務人員去收取這筆款項，「透過報表系統，不但提升資料的準確性，更減少人力的浪費。」周良一說。

不過，針對大型專案則是由另一套系統負責，周良一表示，1個大型的 IT專案，小則百萬，上則千萬，就會超過SI的信用評等，於是，針對ERP系統，便會開闢專案管理系統，來服務這些SI。所以，零壹科技會針對超過信用評等或是延長付款時間的SI進行特別的管制，避免因某些大型專案的預算超過SI的信用額度，造成無法出貨的狀況發生。

周良一藉由IT系統的主動通知，讓催收帳款的流程更加制度化，也減少呆帳的機率，但他還是覺得不夠，周良一目前正在開發一套委外系統，將催收帳款委外給銀行，「該是銀行做的，就讓銀行去做，零壹科技就是要專注通路管理，將本業做好。」周良一說。

帳款委外，專注核心價值
零壹科技除了大型客戶，還有更多小型的SI，這些小型SI雖然單筆金額小但數目多，比方來說，零壹科技共有500～600家小型的SI，如果每一間SI每個月都會有一筆交易，每個月會計部門就要收取500多筆的應收帳款，1個月共有22個工作天，會計人員每天在做收錢沖帳的工作就會忙不完，於是，周良一便將這部分的工作委外給銀行業者，這套委外的系統，就是以ERP為核心所開發出來的，預計半年後上線。「IT供應商中，零壹科技是第一家將帳款委外的企業。」周良一說。

IT通路業的經營並不容易，由於零壹科技並不是銀行，對於應收帳款逾期的問題，更是擔心得罪下游客戶，也將放款的時間拉長，這也讓零壹科技承受相當大的利息負擔，於是，零壹科技藉由委外來改善逾期帳款的頻率，周良一表示，銀行可以因為下游客戶沒有固定繳納款項，而降低信用評等，但零壹科技並不能這麼做，也因為銀行較具有約制力，預計將能改善目前零壹科技逾期帳款的天數，希望能從7～10天降至3天，最終希望客戶能按時繳款，這麼一來，也強化零壹科技本身的體質。

委外對於零壹科技相當重要，藉由帳款的委外，讓零壹科技可以更專注在核心價值的創造，「買賣業有著複雜的交易行為，必須仰賴IT才會有更多的突破。」周良一說。文⊙林文彬

零壹科技藉由全球運籌系統來掌握庫存量

時光回到2000年的臺灣，當時網際網路（.com）的發展相當蓬勃，只要跟網路掛上邊的企業，一定成為股市的寵兒。當時有人形容IT業界：「只要躺著做就能達到業績。」即使國外的IT大廠習慣塞貨給代理商，但產品總是賣得掉。不過，好景不常，隨著2002年.com的泡沫化，塞貨與呆帳就成為IT代理與經銷商的惡夢，過去因為.com生意好，塞貨的問題都可以設法解決，但.com泡沫化後，國外IT大廠還是固定出相同的數目給各個經銷商與代理商。塞貨與呆帳就讓許多公司就此倒閉。
身為IT代理商的零壹科技當時也受到衝擊，.com的泡沫化，突顯了庫存的問題，除了在制度上，減輕硬體設備提高軟體的出貨比重，在IT的建置上，則是透過全球運籌系統（Logistics）來減低庫存與塞貨的問題。

目前零壹科技正與某間國外網路大廠合作，將建立一套全球運籌系統。由於這間國外網路大廠出貨地點位在遙遠的澳洲，必須要有準確的銷售預測，但對於IT產業而言，要做到準確的銷售預測是相當困難的。

周良一表示，過去庫存的管理完全是手工，但現在走向半自動化，現階段零壹能做的，是將庫存掌握得更精準。不管是呆帳與庫存，零壹科技更設法去解決，面對買賣業的不景氣，「更需要仰賴IT有著更多的突破與解決方案。」周良一說。文⊙林文彬

CIO小檔案─周良一
零壹科技資訊處暨行銷服務中心處長
●經歷：大學畢業後，在昇峰、陽明資訊分別擔任工程師與客戶服務部主任，之後便到中睿科技、臺北榮總毒藥物諮詢中心，而後更在臺灣施樂事達擔任資訊處協理，並於2005年擔任零壹科技資訊處處長一職至今，並於2006年兼任行銷服務中心處長。此外，周良一還在崇右技術學院擔任企管及資管系兼任講師一職。
●學歷：元智大學資訊工程研究所

公司檔案─零壹科技
●主要業務：以研發自有網路產品與代理國內外網路設備與應用軟體為主
●資本額：約9億元
●營業額：30億元（2007年）
●員工人數：160人
●董事長、總經理：林嘉勳

資訊部檔案
●部門名稱：資訊處
●資訊部門最高主管職稱：處長
●直屬主管職稱：副董事長
●IT預算：1千萬元至1千2百萬元
●資訊部門人數：6
●資訊部門分工：網管、ERP系統與系統開發人員

IT大事記：
2005年11月：網路架構集中化
2005年底：鼎新ERP升級
2007年：導入VMware虛擬化軟體
2008年：帳款委外、電子帳單與維修系統的導入

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