2008年5月17日 星期六

落實IT管理的技巧

要讓IT環境處於可控制的狀態下,單靠技術輔助,成效有限。旭辰資訊總監陳欣玄認為,更重要的是,公司高層能否顯示出強烈推動政策的決心。

陳欣玄
旭辰資訊總監,曾擔任天山儀器資深系統工程師、富達投顧資深技術專員



每家公司對於資產管理的需求與想法不一,這也將影響IT管理的成效,以及資訊安全管制能否更徹底實踐。旭辰資訊總監陳欣玄認為,公司的相關政策要先全面下達到各個部門,所有員工都必須先了解:這些保護與管制做法之所以實施,主要是以維繫公司的經營為主要考量,IT部門只是負責執行這些政策的人員。根據他以往協助導入的經驗,如果這個關係顛倒,只靠IT人員主導,再怎麼耳提面命、苦口婆心地規勸,都很難讓全公司的人心服口服,接受這些做法。

問:在你的觀察中,願意主動去定義IT資產的企業,很普遍嗎?
:雖然我們以為ITIL這個議題已經炙手可熱一段時間,但願意這麼做的公司比例還是不夠高。

而且,在資產的分類上,每家的做法差異很大。有的公司也許在編列資產清單時,不會清查到這麼細。例如管理IT資產時,就可能經常會遇到一些困擾,例如個人電腦周邊的備品購入、汰換,就會對整組設備的管理造成干擾。

很多公司都會一次採購大量的硬體周邊作為備品,例如記憶體、硬碟、鍵盤、滑鼠等,一旦電腦故障,IT人員就可以從手邊直接把這些零件換上。問題在於,很可能當初整批購入時,並未將這些備品逐一標上資產條碼,使得企業在面對每臺電腦設備時,無法隨時掌握到裡面啟用的資產項目與數量,就算是規格完全一樣,實際上可能是經過好幾次變更的,有點像是產品的進銷存流程。

再加上零件總是陸陸續續在汰換,隨之又補入新的備品,一臺個人電腦的整體配備規格,很可能跟當初買進來時所登記的有出入。換句話說,當電腦每換一條記憶體,理應在原設備上增加一筆資產條碼,可是企業通常不會記錄到這麼細的項目。

正規的做法雖然繁瑣,還是得落實。你必須列出這些資產,產生對應的序號,才有辦法掌握這個資產到底變更的配備和相關規格,並且了解這個資產的使用歷程。

總之,新購、故障、汰換都是個人電腦生命周期的一環,如果不仔細記錄和編號,即使只有一臺設備也會非常複雜,因為即便同樣都搭配1GB記憶體、100GB硬碟,但實際上不一定和公司的資產與財務清冊相符。

問︰軟體的資產管理也很複雜?
:簡單多了!要做好軟體的資產管理,我認為把這些軟體(授權)配置給那些部門或使用者,只關乎企業的決心。因為相較於硬體來說,軟體是更昂貴的,企業更應該注重是否有效利用。

有個例子很典型。由於使用者反應需要很多套AutoCAD,公司決定買25套,等到我們把系統導進去之後,透過軟體計量的方式才發現,有些電腦每天使用這套套裝軟體的時間不過十幾分鐘。買了25套,實際用起來卻只有一點點時間,一套AutoCAD價值不菲(編按:建議售價為145,000元(含稅)),於是形成了資產的浪費,後來他們決定改變做法,針對只是需要檢視檔案或以部份功能修改內容的使用者,建立一個公用區,讓指定權限的使用者才能登入、存取這套應用程式。

事實上,正因為在所有軟體合法性查核行動中,對AutoCAD授權的檢查算是非常積極的,導致該公司方面很在意軟體取得的正當性。雖然採購成本很高,然而由於採購前沒有搭配足夠的監控、計算機制,還是有可能因錯估用量而造成無謂花費。

問:如果要定義風險層級,似乎和稽核系統有關,而不是透過資產管理系統?
:目前多半是從資產的「嚴重等級」予以分類。我們在協助中國某一家連鎖餐飲業導入系統時,像是POS機臺或炸鍋等,都算是該公司的「生財器具」,只要是這些設備報修的話,Help Desk系統就會將這些事件自動升級為Priority 1(優先處理,第一順位)。因為像 POS機臺故障時,前端根本沒辦法收帳,要依照資產的等級,控管優先次序。

我們在系統上其實原本就設有一些自定欄位,實際在Help Desk作業,曾經以這種方式運用在企業現場,讓工程師可以更快發覺異常,一旦有設備的等級升到Priority 1時,他們就會接到系統通知,趕快去處理。

問:USB設備與介面的控管,是目前企業最關切的嗎?
:我認為,這應該算是最基本的控管措施,因為有太多資料可以經由這管道流出,況且不只是USB埠,PDA、手機都有儲存媒體,像是3.5G網卡,我們也得設法阻絕掉。只要能從個人電腦將資料匯出的設備、外部儲存設備,都必須阻止非法存取。接下來,MIS就要開始考量從網路、公司平時開放的正常聯外管道,再去針對這部份予以阻絕。

要處理這些問題,現在都有一些很好的解決方案,差別只在於公司要不要這麼做。我觀察到,一般遇到最大的問題,反而出在政策,也就是說,很多公司需要更明確地公告管制的措施,並且加以溝通。整理⊙李宗翰

企業妥善管理資產的9大祕訣

想要有效管理企業所採購的每一分IT資產,陳欣玄提出9個該特別注意的事項,讓你掌握關鍵手段與目標。
1.追蹤、稽核資產的異動

隨時掌握企業資產異動狀態,呈現最即時及正確的相關資料。

2.設法減少非必要的人力與時間成本

需設法利用企業遠端控制、資產管理等技術或功能,降低人員因遠端支援所耗費的時間及成本。

3.要預防企業資產資料外洩

隨時記錄與查核任何因資產資料外洩所帶來的企業安全危害,並且能事先控管可能導致該種狀況的裝置,如禁用外接式儲存媒體。

4.制訂標準操作指南,降低作業疏失

資訊管理部門藉由討論並訂定出標準作業程序,並隨時檢視、稽核過程中的問題,了解系統管理或資訊人員是否遵循,將人為疏失所帶來的危害降到最低。

5.制定與演練資料備份及災難復原計畫

主要目的是為了作好資料的有效保存。在IT管理課題中,能否確實備份日常資料,並隨時演練災難復原計畫,相當重要,因為實際環境的資料備份/還原,完整性總是無法達到預期。

6.管理人員電腦的使用行為

使用者電腦的操作行為應該受到規範,理由包括:不當的電腦操作行為,會增加企業資訊安全的風險;此外,不符合公司政策的作業方式,恐將導致使用者生產力降低。

7.監控資產設備維運

制定完整的資產管理計畫、徹底執行,其中能否持續維持維運狀態,需特別注意。如此,才能避免資產設備的停擺,降低企業生產力。

8.控管資產生命周期

妥善管理企業資產生命周期、掌握資產的狀態,並且有效運用,避免資源閒置。

9.建立完善的資產叫修機制

善用企業服務叫修管理,以便更完整、真實地統計公司內部所產生的IT問題。經過重新檢視、討論後,降低企業內部問題重複產生的機率,並將處理狀態匯整成內部知識,同時加以傳承,也能增加企業內部資產的可用率。

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