陳欣玄
旭辰資訊總監，曾擔任天山儀器資深系統工程師、富達投顧資深技術專員
每家公司對於資產管理的需求與想法不一，這也將影響IT管理的成效，以及資訊安全管制能否更徹底實踐。旭辰資訊總監陳欣玄認為，公司的相關政策要先全面下達到各個部門，所有員工都必須先了解：這些保護與管制做法之所以實施，主要是以維繫公司的經營為主要考量，IT部門只是負責執行這些政策的人員。根據他以往協助導入的經驗，如果這個關係顛倒，只靠IT人員主導，再怎麼耳提面命、苦口婆心地規勸，都很難讓全公司的人心服口服，接受這些做法。
問：在你的觀察中，願意主動去定義IT資產的企業，很普遍嗎？
答：雖然我們以為ITIL這個議題已經炙手可熱一段時間，但願意這麼做的公司比例還是不夠高。
而且，在資產的分類上，每家的做法差異很大。有的公司也許在編列資產清單時，不會清查到這麼細。例如管理IT資產時，就可能經常會遇到一些困擾，例如個人電腦周邊的備品購入、汰換，就會對整組設備的管理造成干擾。
很多公司都會一次採購大量的硬體周邊作為備品，例如記憶體、硬碟、鍵盤、滑鼠等，一旦電腦故障，IT人員就可以從手邊直接把這些零件換上。問題在於，很可能當初整批購入時，並未將這些備品逐一標上資產條碼，使得企業在面對每臺電腦設備時，無法隨時掌握到裡面啟用的資產項目與數量，就算是規格完全一樣，實際上可能是經過好幾次變更的，有點像是產品的進銷存流程。
再加上零件總是陸陸續續在汰換，隨之又補入新的備品，一臺個人電腦的整體配備規格，很可能跟當初買進來時所登記的有出入。換句話說，當電腦每換一條記憶體，理應在原設備上增加一筆資產條碼，可是企業通常不會記錄到這麼細的項目。
正規的做法雖然繁瑣，還是得落實。你必須列出這些資產，產生對應的序號，才有辦法掌握這個資產到底變更的配備和相關規格，並且了解這個資產的使用歷程。
總之，新購、故障、汰換都是個人電腦生命周期的一環，如果不仔細記錄和編號，即使只有一臺設備也會非常複雜，因為即便同樣都搭配1GB記憶體、100GB硬碟，但實際上不一定和公司的資產與財務清冊相符。
問︰軟體的資產管理也很複雜？
答：簡單多了！要做好軟體的資產管理，我認為把這些軟體（授權）配置給那些部門或使用者，只關乎企業的決心。因為相較於硬體來說，軟體是更昂貴的，企業更應該注重是否有效利用。
有個例子很典型。由於使用者反應需要很多套AutoCAD，公司決定買25套，等到我們把系統導進去之後，透過軟體計量的方式才發現，有些電腦每天使用這套套裝軟體的時間不過十幾分鐘。買了25套，實際用起來卻只有一點點時間，一套AutoCAD價值不菲（編按：建議售價為145,000元（含稅）），於是形成了資產的浪費，後來他們決定改變做法，針對只是需要檢視檔案或以部份功能修改內容的使用者，建立一個公用區，讓指定權限的使用者才能登入、存取這套應用程式。
事實上，正因為在所有軟體合法性查核行動中，對AutoCAD授權的檢查算是非常積極的，導致該公司方面很在意軟體取得的正當性。雖然採購成本很高，然而由於採購前沒有搭配足夠的監控、計算機制，還是有可能因錯估用量而造成無謂花費。
問：如果要定義風險層級，似乎和稽核系統有關，而不是透過資產管理系統？
答：目前多半是從資產的「嚴重等級」予以分類。我們在協助中國某一家連鎖餐飲業導入系統時，像是POS機臺或炸鍋等，都算是該公司的「生財器具」，只要是這些設備報修的話，Help Desk系統就會將這些事件自動升級為Priority 1（優先處理，第一順位）。因為像 POS機臺故障時，前端根本沒辦法收帳，要依照資產的等級，控管優先次序。
我們在系統上其實原本就設有一些自定欄位，實際在Help Desk作業，曾經以這種方式運用在企業現場，讓工程師可以更快發覺異常，一旦有設備的等級升到Priority 1時，他們就會接到系統通知，趕快去處理。
問：USB設備與介面的控管，是目前企業最關切的嗎？
答：我認為，這應該算是最基本的控管措施，因為有太多資料可以經由這管道流出，況且不只是USB埠，PDA、手機都有儲存媒體，像是3.5G網卡，我們也得設法阻絕掉。只要能從個人電腦將資料匯出的設備、外部儲存設備，都必須阻止非法存取。接下來，MIS就要開始考量從網路、公司平時開放的正常聯外管道，再去針對這部份予以阻絕。
要處理這些問題，現在都有一些很好的解決方案，差別只在於公司要不要這麼做。我觀察到，一般遇到最大的問題，反而出在政策，也就是說，很多公司需要更明確地公告管制的措施，並且加以溝通。整理⊙李宗翰
企業妥善管理資產的9大祕訣
想要有效管理企業所採購的每一分IT資產，陳欣玄提出9個該特別注意的事項，讓你掌握關鍵手段與目標。
1.追蹤、稽核資產的異動
隨時掌握企業資產異動狀態，呈現最即時及正確的相關資料。
2.設法減少非必要的人力與時間成本
需設法利用企業遠端控制、資產管理等技術或功能，降低人員因遠端支援所耗費的時間及成本。
3.要預防企業資產資料外洩
隨時記錄與查核任何因資產資料外洩所帶來的企業安全危害，並且能事先控管可能導致該種狀況的裝置，如禁用外接式儲存媒體。
4.制訂標準操作指南，降低作業疏失
資訊管理部門藉由討論並訂定出標準作業程序，並隨時檢視、稽核過程中的問題，了解系統管理或資訊人員是否遵循，將人為疏失所帶來的危害降到最低。
5.制定與演練資料備份及災難復原計畫
主要目的是為了作好資料的有效保存。在IT管理課題中，能否確實備份日常資料，並隨時演練災難復原計畫，相當重要，因為實際環境的資料備份／還原，完整性總是無法達到預期。
6.管理人員電腦的使用行為
使用者電腦的操作行為應該受到規範，理由包括：不當的電腦操作行為，會增加企業資訊安全的風險；此外，不符合公司政策的作業方式，恐將導致使用者生產力降低。
7.監控資產設備維運
制定完整的資產管理計畫、徹底執行，其中能否持續維持維運狀態，需特別注意。如此，才能避免資產設備的停擺，降低企業生產力。
8.控管資產生命周期
妥善管理企業資產生命周期、掌握資產的狀態，並且有效運用，避免資源閒置。
9.建立完善的資產叫修機制
善用企業服務叫修管理，以便更完整、真實地統計公司內部所產生的IT問題。經過重新檢視、討論後，降低企業內部問題重複產生的機率，並將處理狀態匯整成內部知識，同時加以傳承，也能增加企業內部資產的可用率。
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