Steven's blog-- IT 個人分享: Steven's blog--該怎麼善用數位複合機，才能節省印量？

當影印機數位化後，就內建許多可節省列印量的功能，也可將紙本文件掃描成PDF、JPEG、TIFF等多種數位檔案；更內建處理器、記憶體、網路卡、硬碟與大尺寸液晶螢幕，儼然是一臺專門負責文件輸出工作的電腦設備。

傳統的類比影印機，都只能執行影印工作，當它演進成數位複合機後，就開始整合影印、列印、傳真等各項功能，還具備快速的多頁自動饋紙器與掃描平臺，可將紙本文件掃描成PDF、JPEG、TIFF等多種數位檔案；更內建處理器、記憶體、網路卡、硬碟與大尺寸液晶螢幕，儼然是一臺專門負責文件輸出工作的電腦設備。

基於數位複合機現在擁有的強大掃描與運算、網路傳送能力，它們能做的早已不再只是單純的影印、列印、傳真等文件輸出工作，而是以文件管理中心為號召，具備傳真轉傳、掃描至電子郵件、上傳到檔案伺服器、儲存至資料夾，以及完整的管理能力，還可以與企業流程系統整合。如果善用這些功能，不只可實現文件數位化，更能徹底節省企業總體列印量。

省紙省話費的傳真轉傳

傳真的成本是企業很容易忽略的費用，這牽涉到通訊費和紙張列印費。現在的數位複合機已提供省錢的方法。像是Canon、Ricoh、FujiXerox與京瓷美達等廠商的複合機，以及Samsung的多功能事務機，都內建備傳真轉傳功能，可將所接收到的類比傳真，轉換成PDF等電子檔，接著用電子郵件轉寄到指定收件者，或儲存到複合機硬碟，甚至上傳到共享資料夾與FTP檔案伺服器等位置。妥善地運用傳真轉傳功能，首先就能節省不少因傳真輸出產生的列印量。

傳統傳真機接收傳真時，一般都是直接輸出，若經常接收到垃圾傳真，那麼就會產生許多不必要的列印量。一旦交由數位複合機處理傳真工作時，你可以讓複合機接收類比傳真來電時，不先直接列印文件，而是將它們轉換成電子檔，傳送到指定郵件信箱，讓該信箱負責人篩選，再依不同收件者轉發，就可避免因垃圾傳真造成的列印浪費；也可以將這些檔案儲存到固定的檔案資料夾，讓使用者自行定時檢查是否有個人傳真。

複合機還可以讓你依照不同的來電號碼，將傳真轉發到指定收件者，例如A客戶傳真，轉寄到A業務信箱，B客戶則轉寄到B業務負責人。

複合機不只可以節省「接收」的傳真印量，還能夠節省「發送」傳真時的印量。內建傳真功能的複合機，通常都具備PC Fax功能。

換句話說，當使用者在個人電腦將要傳真的文件編輯完成時，可以透過傳真驅動程式，將文件用「列印」的方式，傳送到複合機，讓複合機直接撥號，用類比傳真發送到指定傳真電話號碼。運用這種方式，使用者就不用先將文件列印成紙本，再經傳統傳真機發送。

與流程系統整合，實現文件電子化

許多企業導入流程管理系統，企圖將紙本文件量降到最低，並且加速工作效率；然而仍然有許多工作，還是得依靠紙本文件，無法以流程電子化取代。

最明顯的案例就是金融、電信、壽險等產業，通常是預先列印大量表單，讓要申辦電話號碼或開戶的客戶，手動填寫申請表單，經審核通過後，再將這些紙本文件資料建檔保存；如此，不僅會浪費大量紙張，也會造保存上的困難。

只要與廠商合作，就能用複合機將各種表單數位化，歸入流程管理系統，成為管理企業紙本與數位文件傳遞流程的中樞神經。例如，壽險、銀行開戶，或電信業者申辦門號等定型化表單的工作；你可以透過協助廠商客製化，在彩色觸控面板上額外設置這些工作的快捷鍵，並將這些定型化表單儲存在複合機硬碟內。

客戶申請時，只要在操作面板上選擇要申請的項目按鍵，複合機就會自動擷取文件檔案列印。填寫完成後，再置於複合機的自動饋紙器或掃描平臺上，按下指定按鈕，這份表單就會透過複合機的自動饋紙機掃描後，擷取簽名、印鑑等部分影像，並經光學文字辨識，將它轉換成流程系統支援的格式，直接納入CRM等管理系統資料庫內。如此，便不需再預先準備大量紙本文件，也能節省後續人工處理的負擔。但這些功能均需導入專用的文件整合軟體，並且經複合機廠商，依照不同企業的需求另行調整，才能發揮最大的效果。

內建控管機制，避免列印浪費

就像理財的第一步是計帳，要控管印量，最基本的工作就是要詳細記錄每臺印表機或複合機的每筆列印工作；但通常需要另外安裝原廠或第三方廠商所推出的列印管理軟體，才能依各別使用者，長期記錄與統計企業內部所有印表機與複合機的總印量。

像是Lexmark、Canon、Ricoh與HP等廠商的複合機，在本機上就內建許多管理機制。

較高階的印表機與複合機，可以依使用者名稱去記錄列印工作，並且匯出成CSV檔案，供管理者的統計備查；也能整合AD，管理設備各項功能的使用權限。

以Lexmark的X945e彩色雷射複合機為例，就能夠整合AD，並依個別帳號管理影印、列印、掃描與數位傳送等功能的使用權限，還可以現至各別帳號的彩色輸出能力，並且記錄每筆工作，也能經過外掛管理軟體協助，側錄並儲存複合機所處理的每筆工作影像檔，建立嚴密的控管等級。文⊙王唯至

幫你節省印量的數位複合機3大功能
Lexmark的X945e