協鴻分段開發供應鏈平臺，連續安打的IT建置才能助企業成長

文/張景皓 2013-10-07

工具機產業性質特殊，難以找到IT建置的成功案例與合作廠商，協鴻工業總經理室資訊管理組課長劉環嘉率領安打型的資訊團隊，從頭摸索，用獨有的模式自行打造協鴻的資訊系統

CIO小檔案－劉環嘉 協鴻工業總經理室 資訊管理組課長 ●學經歷： 南開工專電子工程科畢業，退伍後即北上就業，先後待過數家販售進銷存系統的資訊公司，協助買賣業、汽車業、證券業建置資訊系統。18年前來到協鴻工業，率領資訊團隊從頭摸索，逐步完善協鴻工業的資訊建置，可說是協鴻工業最重要的資訊化推手 工具機堪稱機械之母，但因為機械常與黑手畫上等號，即便工具機早已走向電腦化的電腦數值控制（Computer Numerical Control，CNC），卻擺脫不了黑手產業的刻板印象。不過，拜賈伯斯之賜，近年來3C產品對金屬精密加工的需求大為提升，使得工具機戲劇性鹹魚翻身，成為暴紅的產業。 成立近50年，位於臺中市工業區的協鴻工業，就是臺灣工具機產業中極具代表性的企業，每年可以生產2,400臺動輒數百萬元的工具機，多數外銷國外，客戶遍及全球65個國家。 雖然工具機產業可說是臺灣揚名國際的產業之一，不過，協鴻工業總經理室資訊管理組課長劉環嘉表示，工具機產業有其特殊性，因購買企業的生產需求不同，而需要有不同的客製功能，因此採接單生產模式，每臺機器都是獨立的產品，而且要打造一臺工具機需要的零組件種類繁多又複雜，市面上多數的套裝資訊系統內建的作業流程，都不適用於工具機產業，無法承接這樣的運作模式，也難以找到可參考的成功的案例。 產業性質特殊，運作模式複雜，難以找到合作廠商 曾經待過資訊公司的劉環嘉更表示，除了購買套裝系統困難之外，也因為資訊公司以獲取利益作為首重目標，追求的是快速結案，接著才會講求服務。但是，一般企業都會希望能看到花錢的效益，希望能看到時程規畫、使用文件等細節，兩者目標背道而馳，工具機產業特性又和其他產業不同，要找到願意配合客製化的廠商，非常不容易。 因此，協鴻工業大多數的資訊系統都是靠著資訊部門慢慢摸索，自行開發建置而成的，或是由資訊部門撰寫核心程式碼，再委由廠商繼續擴充其餘功能，不過，過程通常是一波三折的。 像是協鴻工業目前使用的ERP系統，起初是由資訊部門在1997年時自行開發而成，經過一年的使用，資料量成長幅度超越預期，導致系統無法承載，只好外購ERP系統。 但是，外購的ERP系統才剛導入上線，就碰上廠商無法繼續服務的問題，所以，資訊部門又得接下責任，利用廠商留下來的程式碼，繼續開發出更適合使用者的應用功能。 為了能夠了解使用者的需求，劉環嘉會進入生產線學習，遇到不會的問題就向現場工作人員詢問，他表示，畢竟隔行如隔山，尤其資訊和機械都是非常專門的領域，就算從頭學起，也不可能百分百理解機械的專業，只能掌握關鍵知識，至今都仍在學習的階段。 雖然開發過程相當辛苦，不過能夠藉此提升資訊部門的技術實力，劉環嘉也從中摸索出一套專屬於資訊部門的工作模式。 透過需求分析表，和使用者反覆溝通找到最大效益 劉環嘉表示，以協鴻工業的規模來說，他認為資訊部門的人力並不算相當充足，為了服務龐大的使用者群，使用者若有開發系統的需求，必須先填寫制式的需求分析表。 資訊部門收到需求分析表時，會著手評估，並且和使用者們一起開會溝通，以技術角度提出使用者沒有想到的功能建議，使用者端則反饋作業流程，彼此提出不同的見解，讓系統功能更為全面。若是找不出對於協鴻有實質幫助的效益，資訊部門就不會著手開發。 劉環嘉表示，系統開發前期的評估階段會耗時較久，依據專案大小不同，平均3～6個月不等，評估完成之後，會進行實驗階段，在這個階段會依據需求開發出系統雛型，讓使用者試用，確保系統功能到位之後，才會繼續擴充功能，擴大應用範圍。 透過實驗階段的確保，劉環嘉表示，也可以提前中斷找不出效益的系統，讓執意要資訊部門開發的使用者知難而退，下次提出系統開發需求時，就會更為謹慎，使用者也會更清楚資訊部門的作業模式，雙方的默契也會更契合。 劉環嘉表示，雖然評估與實驗階段看似繁瑣，不過可以找出對於公司最有幫助的效益，也可以降低資訊人力浪費的機會，正式上線之後，資訊部門也會定期追蹤，透過量化的指標來評估系統是否發揮預期功效，像是電子表單簽核系統就是一例，以每年1萬份的使用量逐步成長。 最看重資訊人員的溝通能力與團隊合作意識 因為多數系統都是資訊部門自行開發的，需要經過長時間的評估作業，和使用者反覆溝通，所以，劉環嘉對於資訊部門的管理，最看重的就是資訊同仁的溝通能力與團隊合作意識。 劉環嘉表示，IT技能只是資訊人員的基本功，要能夠把事情完成，最重要的還是和使用者溝通，了解他們的需求。 為了培養資訊人員的溝通能力，劉環嘉採取母雞帶小雞的作法，新進同仁初期每個專案都會由較為資深的同仁陪同，一起和使用者討論，事後也會檢討和使用者的溝通措辭或是方式，有無可以修正的地方，讓他們累積經驗，日後才能獨當一面。 這樣的過程中，劉環嘉僅告誡資訊部門員工，千萬不要輕易承諾使用者額外需求，他表示，並非資訊部門要推卸責任，只是資訊部門人力有限，各有各的業務要進行，若是其中一位資訊人員逞口舌之快，承諾了使用者的需求，就會增加其他同仁的工作壓力，而且，若是使用者的需求無法如期達成，勢必會對資訊部門產生不信任感，這樣對雙方都沒有好處。 劉環嘉希望資訊同仁要經過三思或是和主管討論後，確認需求確實可以帶來效益，再回覆使用者。 由劉環嘉自行摸索出的系統開發模式，不僅幫助協鴻工業建構完善的基礎設施，劉環嘉更表示，其中有幾套系統，可說是工具機產業中的創舉。花了5年時間，前後約超過50人投入開發的智能報價系統就是其中一例。 協鴻工業總經理室資訊管理組課長劉環嘉表示，分階段開發合適系統才能助企業成長，就好像棒球比賽中連續安打取分才能贏得比賽。 劉環嘉表示，協鴻工業的產品有幾百種，業務部門的同仁很難將全數的產品型號熟記在心，而有了這套系統，業務部門就可根據系統內提供的資訊，快速選擇客戶所需的零件，處理複雜的訂單產品組合，從客戶報價至訂單完成，整個過程僅需3分鐘左右的時間。 而且，劉環嘉更表示，協鴻工業的產品，雖然產品型號相同，不過依據客戶選購的零件不同，內裝就大有差別，過往就曾發生，客戶想要客製化的需求是不符合產品設計邏輯，無法生產的，業務人員因業務繁忙，沒有仔細確認，就接受客戶訂單。 一直到了生產線時，才發現無法生產的問題，此時面臨的問題就相當棘手，必須取消訂單向客戶道歉，所以，為了幫助業務人員解決問題，智能報價系統設有防呆裝置，能有效地防止訂單誤接的情況產生。 而前後花了半年的時間開發，今年才剛上線的供應商電子下單平臺也是一例。劉環嘉表示，工具機產業的供應商相較其餘產業，IT資源較不足，所以，也較少有企業導入全套的供應鏈管理系統。 不過，根據劉環嘉的觀察，協鴻工業的採購人員，每個月都需要發出超過1千張的採購單，假設每張採購單若是要耗費4分鐘的時間處理，總共就要花將近3天的時間才能處理完畢，更何況，還曾經發生錯帳的情況，對於雙方來說，都相當困擾。 所以，透過這套系統能夠免除上述的問題，而且，劉環嘉表示，這套供應商電子下單平臺，設計介面清楚易用，供應商只要在系統上線前，來參加大約1個小時的說明會，回去後就會使用，不需要花太多時間學習，也算是協鴻少數幾套上線後一次到位的系統。 安打型團隊，按部就班地打造出幫助企業成長的好系統 劉環嘉表示，資訊部門會觀察協鴻內部的作業流程，在適當的時間主動出擊，分階段開發合適的系統，幫助協鴻成長，並不會貿然投入大量人力，就好像棒球比賽中的安打型球隊，不會力求全壘打，而是透過連續安打取分，最終獲得比賽勝利。 劉環嘉就觀察到，因為協鴻的客戶遍及全球65個國家，產品多數外銷，主管們需要立即得處理電子郵件，以免因為時差的關係，造成一封郵件往返得需要花3天時間，在講求速度的年代，客戶的訂單很有可能就被其他人搶走。 所以在3年前，劉環嘉就導入了行動裝置收發電子郵件的服務，除了讓主管們的行動裝置可收發信件、簽核表單，即時處理業務之外，工廠的作業員也配有平板，就不需要至最近的電腦才能夠輸入物料，也可以即時的回報異常狀況，提升生產流程的作業效率。劉環嘉按部就班地打造協鴻工業的資訊化建設，可說是協鴻工業最重要的資訊推手，對於未來的發展，他也有了一套完整的規畫。 劉環嘉表示，一臺工具機造價不菲，通常都要數百萬臺幣以上，這也代表著，採購的客戶一定是看好長期的利益，才會下訂單，所以，工具機產業的獲利因素，和全球經濟景氣密不可分。 但在如今經濟不景氣的情況下，工具機的利潤會越來越低，客戶要求的交期縮短，為了協助鴻脫穎而出，爭取到更多的訂單，劉環嘉預計升級主要核心系統的功能，如ERP、PLM等，加深應用範圍，能夠讓協鴻的同仁們更精準掌控物料庫存、生產進度管理等。接著，再結合商業智慧BI應用，快速產出決策分析資訊，讓主管們能夠更即時的反應，提升協鴻工業的競爭力。文⊙張景皓 公司簡介 協鴻工業 ● 地址：臺中市西屯區工業區6路6號 ● 成立時間：1965年7月 ● 主要業務：立式加工中心機、龍門加工中心機、五軸加工中心機、臥式加工中心機、五面加工中心機 ● 員工數：300人 ● 年營收：45億元 ● 董事長：陳建智 ● 總經理：葉新華