文/賀巧薇 2013-11-18
去年三月NEC將臺北機房搬至南港，臺灣NEC MIS Group經理陳弘逸順勢建起標準防震機房，也作為營業部門吸引企業客戶的展示範例，替IT部門創造額外價值
CIO小檔案－陳弘逸 臺灣NEC MIS Group經理
說到NEC，這是一家以通訊網路業務起家的日本公司，成立至今已超過百年，目前總共有5大事業群，其中，較為一般人所熟悉的是系統解決方案，因為提供了手機、個人電腦、網際網路服務以及顯示器等產品，而聞名於世，除此之外，該公司同時還有IT服務業務、平臺業務以及社會基礎設施。
在全球二百八十幾家分公司當中，臺灣NEC成立至今超過三十年，業務範圍包括電腦系統及其相關設備銷售及維護、通信系統及其相關設備銷售及維護，以提供解決方案、服務與硬體為業務主軸，同時也設有IPO國際採購本部。除位於臺北的總公司，臺灣NEC在全臺總共有12個服務據點，其中之一是位於南港的資訊科技服務事業群，由此可知，IT技術的發展與運用，對這家公司而言相當重要。
以前臺灣NEC IT部門總是悄悄維持著公司裡系統的運作，他們在這些服務的工作上已花了許多心力，然而其他人難以察覺到IT部門具體做了什麼，現在他們則是主動提出服務，告訴大家他們可以做到什麼。臺灣NEC MIS Group經理陳弘逸認為，IT部門要主動出擊，主動提出他們可以做到的服務，提供更多的服務讓大家記得原來IT部門有提供這些服務。
陳弘逸說，IT部門已花許多心力在維持內部系統運作，例如某些系統只能在舊版IE執行，但現在微軟IE升級，連帶影響了某些系統的運作，現在處理這個問題的作法是會改程式，或是整併後放到Hyper-V虛擬環境。
在維持既有的IT服務之餘，陳弘逸認為IT就是要主動出擊，主動告訴大家哪些解決方案可以做到什麼，不要等人向IT提出要求。
為通過國際資安認證投入防震機房建置，也助公司發現商機
陳弘逸舉例，去年三月把本來設在臺北總公司三樓的機房，遷移到南港去，以前他們一直想建置標準的防震機房，以強化資安防護的層級，剛好趁這次機房搬遷的機會，建立標準防震機房，之後並申請ISO 27001資安認證，同時也做起無人監控監視系統。
等到機房蓋好，臺灣NEC公司的營業部門前往參觀、並經由IT同仁的介紹，而開始了解到新機房的效益，於是，後來這些同仁也帶客戶來參觀這個機房，並將此機房的設計與架構做為一個解決方案，營業部門也表示，將來IT部門換產品時，若能讓他們知道當中更換了哪些產品及架構，若評估過後，確定是一套好的解決方案，他們便可把這個方案推出去。
另一件臺灣NEC IT部門完成的重大任務，是改善內部同仁所使用的網路通訊服務。去年他們主動將收發電子郵件的伺服器換成微軟Exchange，如此一來，員工在外面用Outlook Web Access（OWA）的方式，也可以收電子郵件，不需像以前要找一臺電腦連上網路才可收電子郵件。同時也是使用者的營業部門，用了這項服務之後覺得不錯，便把IT部門這個作法帶給客戶，同樣的狀況再度上演，自此他們常常去支援客戶，幫助設定Exchange，提供諮詢服務，說明使用此方法與設定的原因。
提升員工使用電子郵件通訊的便利性之餘，臺灣NEC也改善無線網路的管理方式。陳弘逸說，一般公司內無線網路是切成內部和訪客兩部分，而臺灣NEC IT部門則是用3個SSID來管控，主要是增加了一個針對員工自帶設備（BYOD）的應用。
因此，到臺灣NEC出差的人，只要向IT部門取得帳號，告知要用幾天，便可用該帳號身分登入訪客專用的無線網路，並於幾天後，將會自動停止登入無線網路的權限；對方也可以用BYOD方式來使用無線網路，可直接連到外面網路，不會連到公司內部網路。
因為公司行動裝置太多了，陳弘逸說，很難控管這些行動裝置，於是多了BYOD這個SSID，讓大家直接連到外面網路，同時他也可以做到控管。而這個方法運用之後，營業部門也向他詢問當初IT部門的規畫方式。
有了便於控管的無線網路架構，今年三月臺灣NEC也開始發給員工一人一臺平板的措施，為了因應這樣的政策，陳弘逸想到：若是能用平板直接連到桌機的桌面，員工可以直接用平板給客戶看桌機上的簡報，且是在桌機上運算，如此一來對公司的員工來說會很方便，不需帶較厚重的筆電。這個解決方法是他剛好去參加了一個研討會，得知行動裝置遠端連線解決方案（PC on PAD），於是決定使用。
另一個主動出擊的例子是，陳弘逸決定為公司同仁建置文件伺服器，使用者可以直接把想要分享給其他同時存取的檔案，集中放在文件伺服器上，但因為將機房從臺北搬到南港的關係，使得現在不容易把資料存在文件伺服器，因為頻寬不夠。儘管如此，陳弘逸認為未來仍會有文件伺服器的解決方案。
經歷過這些不同的IT環境建置歷程，陳弘逸對於主動服務與被動服務的不同處，有了很深刻的體認。他說，主動較易使大家認同IT部門，儘管IT部門平常很努力在維持系統運作，但其實大家很難具體說出IT做了什麼，若只是處於被動，平常若不出事的話，很難發覺IT的作為。
 臺灣NEC MIS經理陳弘逸表示，IT部門要主動出擊，主動提出IT部門可以做到的服務，才能讓其他部門更認同IT部門。 |
陳弘逸說，IT部門今年就主動出擊，親自到臺灣各個辦事處拜訪，像是新竹、臺中、臺南及高雄等辦事處或服務中心，去聽聽在總公司以外工作同仁的意見，因為臺灣NEC員工主要集中在臺北和南港，較難了解其他據點的情況。
結果，IT部門的人發現到一件事：這些據點本身所擁有的網路頻寬，並不足夠。例如，有次公司的人事部舉辦教育訓練播放影片，在臺北地區工作的同仁們可以很順暢地看影片，在中南部的人卻看不到影片內容；另一個例子是在全臺各據點同時開視訊會議時，與會者常遇到影像或聲音往往會有延遲的情況，這些都是那時IT部門在這次去其他辦事處了解後，才知道原因出在視訊的頻寬不夠。
在限制下的出擊與應變
臺灣NEC IT部門在陳弘逸帶領下，從默默做好系統維持，到主動出擊了解各處需求，也協助營運部門為公司創造更多的價值，然而要主動出擊，對於隸屬於NEC日本總公司的臺灣IT部門，有時並不是件容易的事。
陳弘逸表示，臺灣IT部門需考慮到日本總公司的想法和預算，例如現在ERP系統的使用無法滿足新提出的需求，因為總公司在兩年前通知臺灣要統一換成SAP公司的系統，所以總公司要求停止ERP開發需求。但因為預算的原因，以及目前仍沒有需要更換系統的急迫性，所以，臺灣和香港還沒換成新的SAP。
為因應ERP無法滿足業務新需求，陳弘逸表示，之後會用BI（商業智慧）的方式來呈現相關資訊。以前使用者都是看報表，透過存取資料庫來獲得資料，但因為各部門會自行對資料內容加工，導致各部門間資訊不對稱，所以最後IT部門統一格式出報表。但之後若如果以BI的方式來提供報表，作法就會有很大不同，因為一旦有人調整其中一個數字，就會影響到後面的呈現結果。
IT部門服務佳，滿意度調查得第二名，加強創新會更好
今年年初臺灣NEC內部做各部門滿意度調查，IT部門得到第二名，僅次於人事部，他表示很可能是他們的服務做得很好，尤其是Exchange，但公司員工也反應IT部門缺少創新，陳弘逸認為原因在於，IT部門要將系統運作維持好，就需花很大的心力。儘管臺灣分公司IT部門在做決策時有些限制，陳弘逸表示，但公司不會給他很大的壓力一定要做哪些事情，像是IT部門的行程都是他自己安排，雖然這半年無法做到PC on PAD，此外，BI系統的設置也有雛形，但有些需求大家目前尚未有結論，但這些都還可以繼續做，不會廢除整個案子，然後要負責任。
陳弘逸也說，這些還沒做好的案子他會繼續做，也預期有解決方案能夠達成目標，而且他不會停下來。對他來說，停下來就等於失敗，也就是當初並沒有規畫好所造成的，因此會更加謹慎。
| 可以放慢腳步，但絕對不能停 |
陳弘逸認為，外面的科技一直在進步，例如以前BYOD還沒盛行時，IT部門一直隔離著來自外面環境的筆電，限制它們不能上網，但這樣的政策執行一陣子後，發現其實隔離不了，所以必須去接納與了解這樣的情況，也因此發現，原來為了解決這個問題，目前市面上已經有這麼多方案可供運用。 他說，IT必須了解外面的市場、產品及新的解決方案，不見得要做，但一定要了解。因為有些人會來問，所以公司IT部門的人員需不斷學習，腳步不能停，不學很快就會落後。 「IT不能停頓，你可以放慢腳步，但絕對不能停。」陳弘逸強調。他也鼓勵IT部門的人盡量去聽研討會，聽到的解決方案只是個想法，後續仍要自己去摸索。此外，使用者可能會提出需求，他說這時IT部門至少要有個想法，可以提到在研討會上聽到的建議，再去找細節。 陳弘逸以「學到愈來愈多」激勵部屬，除了支持他們去聽研討會，也會促使同仁們去考證照，告訴他們如此能學到愈來愈多，而所學到的知識也都是自己的。 陳弘逸說，雖然臺灣NEC IT部門並不是做了豐功偉業的事蹟，但至少IT部門讓所有系統能運作平順及慢慢做改善，公司員工也都能肯定IT部門是有作為的。文⊙賀巧薇 公司檔案   臺灣NEC● 地址：臺北市中山區南京東路二段167號7樓 ● 成立時間：1982年2月22日 ● 主要業務：電腦系統及其相關設備銷售及維護、通信系統及其相關設備銷售及維護、國際採購業 ● 員工數：533人 ● 資本額：37億元 ● 董事長：日下清文 ● 總經理：李柏亨 資訊部門檔案 ● 資訊部門主管職稱：MIS Group經理 ● 資訊部門主管姓名：陳弘逸 ● 資訊部門人數：5人 ● 資訊部門分工：應用系統開發與維護2人、網路系統維護2人 ● IT預算：1,800萬元 IT部門大事紀： ● 2000年：導入Oracle ERP 系統（R11） ● 2006年：升級到ERP （R11i），導入電子表單工作流程系統，開始建置SOX稽核程序 ● 2008年：改為 J-SOX稽核程序 ● 2012年：導入微軟Exchange 2010 ● 2013年：規畫微軟商業智慧（Business Intelligence）和SharePoint |
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