剩下5分鐘就要開會了，有許多人正在辦公室裡來往穿梭著，聲音此起彼落、好不熱鬧。「快，趕緊把這份剛剛更新完後列印出來的資料，夾到待會總經理要開會的附件資料中。時間快要來不及了。」
此時，對於許多負責召開會議的同仁而言，開會前最擔心的事情就是，許多重要的附件資料的數據必須更正，甚至被要求，必須在最短的時間內，將已經列印出來的紙本資料，進行正確資料的頁面抽換，務求開會時提供的數據都是最精準和最即時的數據。
不過，這種會議常態，隨著平板電腦的逐漸熱門有了改變。有越來越多高階主管人手一臺iPad，不論走到那裡iPad一定會隨身帶到那裡，開始有企業的高階主管看到新的應用機會，例如，如何善用iPad改善冗長的會議效率。
像是保守的銀行業，就已經有第一銀行早在2010年開始評估，並於2011年針對高階主管推動用iPad開會。第一銀行資訊處長李進富表示，該公司基於機密資料防護和落實企業環保精神，開始採用iPad開會取代原本的紙本會議。
至於行政院也在2012年12月召開的行政院院會，打造一套電子會議系統，支援平板電腦等行動裝置，讓參與會議的人更容易進入無紙化會議的狀況，又不脫離紙本開會的習慣。
不只如此，其他也有高科技製造業、房仲業、壽險業等業者，在推動產業行動化應用的同時，也開始先推動無紙化會議，用平板電腦開會，讓更多人在日常的工作型態上習慣使用平板電腦。
無紙化會議起死回生，平板電腦解決行動力不足問題
早期，紙本會議時代從寄送開會通知開始，就是一連串的通知與確認流程。參與會議的人員何時收到紙本開會通知？是否確定出席？是否提供簡報資料，供與會來賓參考？若提供的附件資料有版本更新，最晚什麼時候前必須確認？會議記錄如何寄送並供來賓留存？上述每一個會議環節，因為多為紙本資料，在傳遞上有其效率上的限制外，後續的資料查閱和版本更新，也都需要花時間去確認和處理。
企業早期推動無紙化會議，先從常見的OA系統（包括電子郵件、文檔管理等）電子化著手，最終的目的是「推動無紙化辦公」。由於終端裝置以筆記型電腦為主，體機大、重量重，導致會想邁入無紙化的企業並不多。
當2010年推出第一代iPad後，帶動更多平板電腦的風行。平板電腦比筆記型電腦還具有高度的行動性，觸控功能加上10吋螢幕，以及平板電腦開關機時間比一般筆記型電腦短的特性，可以做到「即開即用」的效果；而平板電腦充足的電力也可以提供比較長時間的應用，讓平板電腦可以長時間帶在身邊。
李進富認為，平板電腦比筆記型電腦具有更高的行動性、便利性和續航力，加上輕巧易隨身攜帶，上班族對平板電腦的黏著度其實比筆記型電腦高，成為企業推動無紙化會議取代紙本的新載具。
| 平板電腦搭配雲端服務，驅動企業用平板開會 |
臺灣有許多產業已經大力在推動各種平板電腦的應用，尤其是房仲業者更為積極，許多房仲經紀人的日常作業模式，近年來出現大轉變，由傳統的全紙本作業模式，全數轉移到平板電腦上。
信義房仲集團資訊長蔡祈岩表示，平板電腦的風行改變了該公司內部員工的溝通方式，像是很多在外面跑客戶的房仲經紀人，若遇到店裡面臨時需要溝通或開會時，只要有平板電腦可以連網、收檔案，加上其他的網路通訊軟體，例如Skype或Line等，都可以打破時空限制，做到和員工的即時溝通。
蔡祈岩認為，平板電腦的出現提供了員工更多非同步溝通的管道，讓許多共識形成時，隨時可以透過平板電腦加上一些通訊的App凝聚共識，減少會議召開次數，等到召開正式會議時，可以透過追認決議的方式，加快開會的效率。
有平板電腦後，加上大家越來越習慣將會議資料透過雲端儲存服務，即時分享給參與會議的人，企業也開始推動用平板電腦開會，降低召開紙本會議時的繁瑣流程，讓正式的會議更有效率。
這也是平板電腦和雲端服務應用的結合，例如，有金融業者針對高階主管會議，決定採用平板電腦開會，當所有的開會附件資料都可以透過平板電腦讀取，也可以和用紙本開會一樣，針對附件資料做到畫線、註記的效果，也大幅降低企業從紙本開會模式，轉換到平板電腦開會所面臨的門檻。
行政院院會在前行政院長陳?的指示下，也將傳統開會時必須列印紙本附件資料的習慣，改成由各部會首長自帶平板或筆記型電腦開院會。行政院資訊處處長趙培因表示，在進行跨部會召開的行政院院會時，通常必須列印許多紙本的參考資料，但透過私有儲存雲事先分享院會會議的附件資料，不僅加快資訊分享的效率，大幅節省會議時必須列印的紙本資料數量，更重要的是，機密的參考資料可以獲得控管。
趙培因指出，推動無紙化會議時，與會者自備或由主辦單位提供開會用的平板電腦，原本由紙本列印的會議資料，則下載並存放在平板電腦端，供與會者事先查閱；至於會議中，也可以針對簡報內容，進行如同紙本資料一樣的畫線、註記功能，縮短推動無紙化會議時的困難，用平板電腦開會才能持續推動下去。
打造無紙化開會環境，流程先e化
哈瑪星科技總經理林鈺鋃表示，唯有企業內部的流程先達到一定程度的電子化後，隨著平板電腦等行動裝置的風行，才能夠趁勢用平板電腦開會。
要做到無紙化會議的境界，最先考量點就是企業內部電子化流程的串接，若以提供無紙化會議的廠商來看，包括BPM（企業流程管理）廠商、辦公室OA系統廠商（包含印表機業者）、企業EIP業者，或者是提供辦公室協同作業功能（例如：微軟）等廠商，只要可以提供電子簽核、公文電子化系統，加上文件管理系統的業者，都會在相關開會系統上，做到達到會議無紙化的目標。
宇軒數位執行長李昆謀表示，企業用戶評估用平板電腦開會時，經常面臨三種選擇，一種是，將原本企業內的無紙化會議汰換成可以支援行動裝置的會議系統；或者是，先前沒有導入任何無紙化會議系統，直接導入可以支援行動裝置的電子會議系統；第三者則是，利用既有的文管儲存系統和各種App打造可以用平板電腦開會的電子會議系統。
另外，還有一種作法是，打造一間可以提供無紙化會議的專用會議室，例如，亞洲大學便打造一間無紙化會議室，所有的系統和電腦都放在該會議室中，所有會議都安排在該間會議室舉行，就可以達到無紙化會議的境界。
平板電腦的輕便性和行動力，改變原先無紙化會議受限於筆記型電腦裝置，遲遲難以大力推動的困難，甚至成為無紙化會議起死回生的一個重要驅動力。
也就是說，當政府或企業推動用平板電腦開會，讓員工習慣平板電腦這樣的工具、這樣的流程，未來就可以進一步推廣到全機關、全公司。就像是第一銀行規畫無紙化會議，採用平板電腦開會一樣，李進富表示，對於該公司公務行程繁忙的高階主管而言，用平板開會不只是解決開會的問題，還可以延伸更多行動化應用，未來，將有機會達到行動辦公室的願景。
| 平板電腦開會應用案例 |
銀行業推動用平板電腦開會的目的，除了做到節能省紙的目標外，就是希望能夠深度控管機敏資料的流向，並藉此降低資料外洩的風險。
銀行業：機敏資料集中管控，防堵外洩
早在2010年，第一銀行就已經在董事長的授意下，由資訊部門開始評估高階主管改用平板電腦開會的可能性。第一銀行資訊處長李進富表示，評估用平板開會的可行性，除了環保、節能省紙的理由外，更重要的其實是對於機密資料的管控。
他表示，高階主管開會手邊會經手許多機敏資料，以往開會時，大量列印紙本資料有害環境保護之外，更重要的是，紙本資料的流向其實非常難控管，一旦外洩，缺乏任何追蹤機制，很難探究外洩的源頭。但是，如果是採用平板電腦開會，所有的會議資料都採集中控管方式，加上身分認證和權限控管機制，電子資料的使用流程都有跡可循，誰存取哪份文件資料過程都一清二楚，有利於企業控管機敏資料外洩。
政府部門：節能省紙，提高會議效率
對於政府部門而言，節能省紙、省碳一直是政府近年來重要的環保和能源政策目標之一，因此，政府政策決策核心的行政院院會則在2012年12月，正式廢除院會列印紙本參考資料的作法，一律要求與會的各部會首長，將會議參考資料先行下載在使用的平板電腦或筆記型電腦上，會議期間則不另行發放紙本資料。
行政院資訊處處長趙培因表示，當行政院院會開始採用平板電腦開會後，其他在行政院召開的會議也如法炮製，其他各部會機關也上行下效，陸續推動用平板開會的政策。
高科技製造業：製程機密限時瀏覽，過期無法開啟
雖然高科技製造業對於行動裝置的控管也非常嚴格，到竹科某些公司，許多3C產品甚至都不能帶入內。有高科技製造業為了確保公司機密的專利和製程參數不外洩，也改由平板電腦取代紙本開會。
這家高科技製造業發現，紙本的機密資料容易發生外洩，因為電子資料採集中化管理，控管較容易。製程會議需要的資料只現在開會期間能用平板電腦瀏覽，會議結束後，這些資料都會過期，使用者就不能閱讀或傳送，來確保公司機密資料的安全性。 |
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