在全臺共有400多家加盟店和近5,000名房仲的東森房屋，是如何透過IT來使房仲更游刃有餘處理繁雜工作？東森房屋打造IT行動化，使房仲隨時隨地都能瀏覽齊全物件資訊
文/ | 2014-09-08發表
近年來，由於IT技術的快速進步，許多企業的業務運作方式有了革新，變得更有效率。在全臺共有400多家加盟店和近5,000名房仲的東森房屋，也不例外。
過去，東森房屋的房仲準備好3到5個物件（房子），帶客戶逐一看這些物件。然而，客戶看完了這些物件，若是沒有滿意的物件，房仲就要再準備其他物件，並和客戶約其他時間，因為房仲只準備了這些物件。
但如此一來，卻使房仲和客戶雙方耗時費力，又因為客戶可能改變心意或另尋其他房仲，讓東森房屋錯失和客戶成功成交物件的機會。
現在，東森房屋的房仲可以在平板電腦上，使用東森房屋管理部資訊處自行開發的App「行動經紀人」，來查看所有物件的詳細相關資訊。
房仲也可以透過這個行動經紀人App的客戶配對功能，直接在平板電腦上，依客戶對物件需求，像是需求屋齡、房數等，篩選出符合客戶需求的物件，並能立刻帶客戶看其他物件，不用再改約其他時間。
房仲也可透過行動經紀人App，隨時查找全臺各地的物件成交行情，也能在行動經紀人查詢相關法條（民法、土地法等）、黃道吉日、農民曆、風水用的羅盤等，還有試算房貸，以幫助房仲回答客戶詢問的各種問題。
房仲使用行動經紀人App，再透過VPN（虛擬私人網路），將物件的詳細相關資料包括產權調查和物件現況資料，下載至平板電腦，以方便房仲進行業務工作。
東森房屋管理部資訊處協理甘庭昱表示，房仲在店外，能使用行動經紀人App，查看最齊全的物件資訊，是目前臺灣房仲業前所未有的。
行動經紀人App幫助房仲進行業務工作，又能塑造房仲的專業形象
幾年前的早晨，甘庭昱到臺中洽公，穿著東森房屋的紅色T恤，進到一家早餐店吃早餐。「你知道要花多少錢才能在對面那棟大樓內，買一間房嗎？我兒子要買房子。」早餐店婦人看到穿東森房屋T恤的甘庭昱，以為身為資訊人員的甘庭昱是房仲，劈頭就這麼問。
但當時的甘庭昱，無法回答婦人這個問題，除了他不是房仲以外，他也解釋，房仲不知道所有地方的物件成交行情，但通常，客戶會覺得房仲是會知道各地的房價情形。
婦人的這個問題，讓甘庭昱心想，如果有個App，能讓房仲隨時隨地在行動裝置上查詢物件成交行情，不但能使房仲方便查詢各地房價情形，更能幫助建立東森房屋的專業形象。
於是，開發行動經紀人App這個想法在他內心萌芽。行動經紀人App歷時約1年多的小規模測試後，經過不斷的調整，於前年7、8月上線。
行動經紀人App能在智慧型手機和平板電腦等行動裝置上使用，除了提供內政部和東森房屋的物件成交行情資料，還可以顯示影響該地區生活機能的機構如醫院等。
在平板上使用行動經紀人App，房仲能看到的資訊還更多，除了能查看齊全的物件相關資訊，包括產權調查和物件現況資料，還能輸入客戶看完物件後的意見，以及客戶願意支付多少金額來購買該項物件。
行動經紀人App也和Google日曆和行動通訊軟體Line整合，在行動經紀人App上，房仲能連至Google日曆，查看東森房屋客戶的生日、物件到期日等。
也就是行動經紀人App除了能幫助房仲處理日常工作項目，也能提醒各種小細節，進而提升東森房屋的整體服務品質。
房仲還可以在行動經紀人App上，直接使用Line，將特定物件分享給客戶，使客戶能直接連至特定物件資訊的網頁。
行動經紀人App透過VPN，將物件詳細資料下載至平板，而為了確定資料真的是該位房仲下載至平板，不是其他人，房仲除了要使用帳號密碼來登入行動經紀人App，也須在一定時間內回到東森房屋的加盟店，重新透過VPN，將行動經紀人App連至後臺系統，才可以繼續讀取物件詳細資料，否則便無法再讀取物件詳細資料，也就是每家加盟店，都會限制房仲在加盟店外，可讀取這些物件詳細資料的時間。
能有這個在外限制讀取資料時間的機制，是因為東森房屋IT人員，在行動經紀人App裡寫入倒數計時器程式。
甘庭昱補充，目前約有1,200位房仲，每個月使用帳號密碼登入行動經紀人App兩次。
為了開發這個App功能，要了解使用者在工作時，需要哪些幫助，甘庭昱表示，使用者很難具體講出他們需要哪些東西。
在開發這個App時，他先以他在東森房屋任職已有10年之久的經驗，列出使用者需要的功能，並在最初先給幾個使用者試用，小規模測試後，才開發出行動經紀人App。
打造IT行動化的前奏：建置VPN網路環境
不同於其他房仲業，東森房屋為了建置IT行動化的環境，先建置了VPN網路環境，使資料下載到平板時，不易被駭客竊取資料。
然而，要讓加盟店主也願意建置VPN網路環境，並不容易。甘庭昱解釋，加盟店主不知道建置VPN網路環境的好處，因為不建置VPN網路環境也是可以做生意，況且建置VPN網路環境還須花費金額。
也因此，在推廣VPN時，東森IT遇到了阻力。
儘管如此，甘庭昱仍鍥而不捨，至今已持續3年，每一季到東森房屋在全臺各地的16個分會，辦說明會和教育訓練，以推廣VPN和行動經紀人。
甘庭昱說明，其實要在加盟店裡建置VPN網路環境並不難，只要先有無線網路環境即可。
東森房屋中已建置VPN網路環境的加盟店數，從前三年的12家，至今已增至167家。
另外，東森房屋IT要辨識房仲返回加盟店後，確定是透過VPN連到後臺系統，來下載物件的詳細資料，也不是件容易的事。
為了要確定房仲是透過VPN連至後臺系統，東森房屋IT在得知VPN的IP位址後，要在資料傳遞時，追蹤諸多IP節點，來看哪條路線最終是連到VPN的IP位址。
東森房屋自1993年開放加盟後，便致力於資訊化。
最初，各加盟店都有各自的單機版仲介業管理系統，之後，東森房屋IT收集散布在各個單機版仲介業管理系統的資料，整合並轉換成網路版本。
在2001年，東森房屋推出影音看屋系統，客戶可觀看房屋動態解說和屋況，來節省看屋時間。
在PDA時代，東森房屋也嗅出IT行動化的趨勢，推出東森行動屋軟體。之後東森房屋仍持續資訊化，在2012年，東森房屋上線行動經紀人App，也有了VPN網路環境，朝向IT行動化。
身為資訊長最重要的是，要有耐心
東森房屋的資訊化發展腳步極快，不過，甘庭昱表示，IT人員和使用者之間都會存有溝通斷層。
所以他認為，要和使用者順利溝通，最重要的是要有耐心，這也是他認為資訊長須具備的特質。
他提到，過去他是工程師，總是習慣說「不」，立刻拒絕使用者需求，但他後來逐漸體會到，這是打斷了IT人員和使用者間的溝通，解決不了問題。
甘庭昱解釋，習慣說不，會使IT人員和使用者之間的關係緊張，雙方關係對立明顯。使用者認為功能需要修改，不然工作就無法順利進行下去。於是，他調整了和使用者間的溝通方式，不再習慣說不，而是耐心地傾聽並與使用者溝通，討論有什麼方法能滿足使用者需求。
「靜下來、聽使用者的需求，去了解使用者在工作上的每個細節、環節，」甘庭昱認為，IT人員須清楚使用者的工作流程，才能進行功能的研發與修正，甚至，IT人員有時能比使用者更清楚工作流程。
他也表示，當IT人員傾聽使用者的需求，並把問題解決，使用者也會感激。
此外，甘庭昱也提及，IT人員也能在這當中，察覺到工作流程上的毛病，並給使用者建議。
「這樣的溝通模式是良性的，又能建立信任的感覺，」甘庭昱說。
他說：「當你習慣性說不，很多事情都不用談，做出來的東西也不會很理想。」他解釋，使用者不斷提出需求，有了某個功能，使用者可能會再提出在這個功能下延伸出的其他功能，但如果IT人員無法開發這些其他功能，那麼就無法充分發揮這個功能的效益。
訪談中，甘庭昱接起電話，從他和電話另端的對象談話中，我們聽到他和對方耐心且有條不紊地溝通，還有他在傾聽對方說話的時刻，感受到了他所說的，資訊長應具備的特質：耐心。
在訪談結束後，他和我們聊起房仲這個職業。
房仲每天面臨形形色色的客戶，要懂的知識從房子、法律、風水等五花八門，挑戰性極高，如果這時有個助手在後頭助房仲一臂之力，便使房仲能更游刃有餘處理繁雜的工作。
東森房屋IT提供各種IT建置來幫助房仲加快工作效率，未來的東森房屋IT，還會如何透過IT來幫助房仲工作？我們拭目以待。
東森房屋管理部資訊處協理甘庭昱，過去習慣先說「不」，拒絕使用者需求。現在他不再先說不，而是耐心傾聽，與使用者溝通。
CIO小檔案
東森房屋管理部資訊處協理甘庭昱
學經歷：畢業於德明財經科技大學資訊管理科，曾任職於七盟電子、永豐餘公司。後至東森房屋任職，至今已有10年之久，現為東森房屋管理部資訊處協理。東森房屋自1993年開放加盟以來，便不斷資訊化，現已提供讓房仲隨時隨地瀏覽齊全物件資訊的App，以及VPN網路環境
公司檔案
東森房屋
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總部地址：臺北市中正區館前路42號4樓
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成立時間：1988年
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主要業務：房屋仲介加盟
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員工數：51人
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董事長：王應傑
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總經理：陳淑娟、吳駿杰
資訊部門檔案
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資訊部門主管職稱：東森房屋管理部資訊處協理
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資訊部門主管姓名：甘庭昱
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直屬主管：陳淑娟
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資訊部門人數：11人
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資訊部門分工：美術設計2人、行動裝置2人、網路開發2人、系統開發3人
IT部門大事紀
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1998年：單機版飛天仲介系統、物件輪播系統上線
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2001年：影音看屋系統上線
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2003年：東森聯賣網、各店專屬的網路商城上線
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2004年：線上格局圖上線
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2006年：東森行動屋（PDA時代）上線
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2008年：雲端web飛天仲介系統上線
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2009年：找屋即時通（iPhone 3GS）上線
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2010年：web飛天仲介系統升級為超級房仲家管系統、推出iPad版找屋即時通
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2012年：行動經紀人App上線
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